Software gestione spese aziendali per semplificare le note spese dei dipendenti

Con Sesame, i dipendenti possono registrare i loro dati in modo semplice grazie all’App. Utilizzando la tecnologia OCR, ti basterà scattare una foto dello scontrino o della fattura, e il sistema estrarrà automaticamente i dati relativi, come l’importo, la data e il fornitore. Questo elimina la necessità di inserire le informazioni manualmente, risparmiando tempo e riducendo errori.

Sì, Sesame permette di gestire le spese di viaggio e chilometriche in modo efficiente. I dipendenti possono registrare gli spostamenti, e il sistema calcolerà automaticamente l’importo corrispondente in base alla tariffa per chilometro stabilita dall’azienda. Inoltre, si può allegare uno scontrino, o uno screenshot di una mappa o una foto del contachilometri.

Quando contratti l’Add On Gestione Spese, dovrai acquisire almeno un minimo di tre utenti ai quali corrisponderà una carta virtuale ad ognuno di loro. Le carte le potrai attivare e assegnare ai tuoi dipendenti. Potrai sempre contrattare più utenti e avrai a disposizione, se ne hai bisogno, le loro carte corrispondenti.

Sesame offre la possibilità di emettere carte corporative fisiche o virtuali per i dipendenti. Queste carte permettono di controllare e limitare le spese, dato che si possono stabilire limiti di consumo e categorie permesse. Inoltre, tutte le transazioni realizzate con queste carte si registreranno automaticamente nel sistema, semplificando la gestione e il monitoraggio delle spese.

I dipendenti che possono registrare le spese su Sesame sono quelli ai quali l’amministratore ha dato visibilità alla funzionalità. L’amministratore può dare visibilità ai dipendenti che preferisce, seguendo questo percorso: Gestione spese >> Dipendenti >> Assegna dipendenti. Nel momento in cui concedi la visibilità, ai dipendenti arriverà una notifica per avvisare che possono già registrare le loro spese.

Le spese registrate dai dipendenti si invieranno automaticamente al responsabile designato alla sua revisione. Dalla piattaforma di Sesame, il responsabile può approvare, rifiutare o richiedere più informazioni su ogni spesa con un solo click. Questo processo semplifica la gestione e garantisce il compimento delle politiche aziendali.

Sì, puoi aggiungere la carta al Wallet del tuo cellulare per poter pagare più facilmente. Dovrai solo configurarla e quando paghi, apparirà sullo schermo del tuo cellulare una notifica grazie alla quale potrai registrare la spesa.

La sezione Rimborso serve per constatare la spesa del dipendente, la transazione viene realizzata al di fuori dello strumento. Nella sezione Rimborso, vedrai due tipi di spese dei tuoi dipendenti. - Spese personali: quelle che i dipendenti devono rimborsare per aver realizzato una spesa personale attraverso la carta di Sesame. Si vedrà solo l’importo totale e non le informazioni della spesa. - Spese aziendali: quelle che i dipendenti hanno anticipato e che l’azienda deve rimborsare. Per gestirlo, potrai scegliere quali spese vuoi rimborsare e in che modo ti sei sdebitato, avendo tutta la gestione delle tue spese a portata di mano in un unico posto.

Sesame offre un’ampia varietà di report e analisi che forniscono una visione chiara e dettagliata delle spese della tua azienda. Puoi generare report per categoria di spesa, dipartimento, progetto o dipendente, così come analisi di tendenza delle spese. Questi report ti aiutano ad identificare le spese ricorrenti, individuare possibile aree di risparmio e prendere decisioni informate per ottimizzare la gestione finanziaria della tua azienda. Inoltre, i report sono esportabili e compatibili con altri strumenti finanziari, facilitandone l’integrazione nei tuoi processi contabili.

Sì, Sesame permette esportare i dati delle spese in formati compatibili con diversi strumenti finanziari e di contabilità. Questo facilita l’integrazione con sistemi esistenti e assicura una contabilità precisa e aggiornata.