Report sulle performance lavorative: cosa sono e come crearli

30 de Maggio, 2025

I report sulle performance lavorative sono strumenti fondamentali per prendere decisioni strategiche, migliorare il rendimento individuale e collettivo e rafforzare la cultura della performance in azienda. Analizzano i risultati, segnalano criticità e valorizzano ciò che funziona.

In questa guida vediamo cos’è un report di performance, quali sono i principali tipi, come strutturarlo in modo efficace e come usarlo per far crescere il tuo team in modo sostenibile.

Cosa sono i report sulle performance lavorative

Un report sulle performance lavorative è un documento, digitale o cartaceo, che effettua una valutazione del personale o di un processo aziendale. Offrono:

obiettivi raggiunti o mancati
efficienza, puntualità, produttività
qualità del lavoro
coinvolgimento e comportamento
indicatori chiave di performance (KPI)

Il suo scopo è identificare aree da migliorare, valorizzare i punti di forza e offrire una base per prendere decisioni HR più consapevoli. Non solo: permette di rafforzare la cultura del feedback continuo, oggi sempre più centrale in contesti aziendali agili.

Perché sono importanti?

I report sulle performance:

offrono dati oggettivi per prendere decisioni (es. promozioni, formazione, riorganizzazioni)
aiutano a monitorare l’allineamento tra obiettivi individuali e strategia aziendale
supportano la valutazione equa e trasparente dei collaboratori
migliorano il clima organizzativo, perché stimolano chiarezza, dialogo e crescita
semplificano la gestione di aspetti critici, come l’assenteismo o la gestione degli obiettivi mancati

Nel contesto italiano, questi strumenti assumono ancora più valore alla luce di normative sulla valutazione delle performance nella Pubblica Amministrazione (D.Lgs. 150/2009) e dei processi di welfare aziendale basati su merito e sviluppo professionale.

Tipologie di report sulle performance lavorative

Esistono diversi tipi di report utilizzabili a seconda dell’obiettivo e del pubblico di riferimento. Ecco i più comuni e utili nelle PMI e nei team HR.

Report di performance individuale

È il più diffuso. Valuta un singolo dipendente su criteri come:

rispetto delle scadenze
qualità del lavoro
autonomia
impatto sui risultati aziendali
collaborazione e atteggiamento

Si realizza di solito con cadenza trimestrale o annuale ed è utile per la gestione del talento, gli avanzamenti di carriera e i piani di sviluppo.

Report sulla composizione del personale

Fornisce una visione d’insieme della struttura aziendale. Include dati su:

numero di dipendenti per area
ruoli e seniority
distribuzione per età, genere, competenze

Aiuta a individuare gap di organico, pianificare assunzioni e migliorare onboarding e team building.

Report su presenze e puntualità

Analizza dati di timbratura (entrate, uscite, assenze, ritardi). È utile per:

ridurre l’assenteismo
rilevare pattern ricorrenti (es. ritardi lunedì mattina)
migliorare il benessere e l’engagement

In Italia, i dati devono essere raccolti e conservati nel rispetto del GDPR e delle indicazioni del Garante sulla privacy nei sistemi di rilevazione accessi.

Report di anzianità aziendale

Riporta da quanto tempo ogni dipendente lavora in azienda. È utile per:

valutare il tasso di retention
progettare piani di incentivazione e fidelizzazione
identificare i potenziali ambassador interni

Un dato prezioso anche per capire il grado di affiliazione al brand e alla cultura aziendale.

Report retributivo

Analizza la struttura dei salari in azienda, confrontandoli con i benchmark di settore. È essenziale per:

garantire l’equità interna
progettare una politica retributiva competitiva
prevenire squilibri di genere o di ruolo

In Italia, dal 2022, è in vigore l’obbligo di relazione biennale sul trattamento economico per le aziende sopra i 50 dipendenti (Legge 162/2021).

Report sul raggiungimento degli obiettivi

Verifica se i dipendenti hanno raggiunto i target prefissati (OKR o KPI). Serve a:

misurare la produttività
collegare performance a bonus o incentivi
tracciare l’avanzamento strategico di progetto o team

Report 360°

Basato su feedback a tutto tondo: del manager, dei colleghi, dei collaboratori e talvolta del cliente. Integra dati oggettivi con aspetti più “soft”:

empatia
capacità comunicativa
gestione dei conflitti
collaborazione

È il più completo, ma richiede maturità organizzativa e cultura del feedback.

Come creare un report sulle performance lavorative

Ecco un processo in 6 fasi per costruire un report solido e utile.

Definisci gli obiettivi

Vuoi valutare un team? Monitorare un processo? Misurare risultati economici o soft skills? Chiarire l’obiettivo e le caratteristiche del report ti aiuterà a scegliere i dati giusti.

Domande utili:

Chi è il destinatario del report?
Con quale frequenza sarà prodotto?
Quali azioni deve supportare?

Scegli il tipo di report

In base agli obiettivi, seleziona il formato più adatto. Per esempio:

performance individuale → report di valutazione
clima aziendale → report 360°
riorganizzazione → report sulla struttura del personale

Definisci KPI e metriche

Scegli indicatori chiari, pertinenti e misurabili. Alcuni esempi:

tasso di raggiungimento obiettivi
produttività per ora lavorata
numero di assenze/mese
feedback ricevuti
NPS interno

Raccogli e analizza i dati

Usa sistemi digitali HR, sondaggi, colloqui o strumenti integrati per raccogliere dati. Fai attenzione alla qualità e alla tempestività dei dati raccolti.

Redigi il report

Scrivi in modo chiaro e leggibile. Organizza i contenuti con:

tabelle e grafici
sezioni strutturate (problema → dati → soluzioni)
contesto esplicito e conclusioni operative

Stabilisci un piano di azione

Un report è utile solo se porta a decisioni. Dopo l’analisi:

identifica trend e anomalie
coinvolgi i responsabili
definisci interventi migliorativi
segui l’evoluzione nel tempo

Best practice per la gestione dei report

Pianifica cadenze regolari (es. trimestrale)
Coinvolgi più funzioni nel processo di valutazione
Usa strumenti digitali per raccogliere e visualizzare i dati
Rispetta la privacy e la trasparenza
Focalizzati sul miglioramento, non sulla punizione

Inquadramento normativo in Italia

In ambito privato, i report HR devono rispettare:

il GDPR per i dati personali e sensibili
lo Statuto dei Lavoratori (L. 300/1970, art. 4) sull’utilizzo di sistemi di controllo
la contrattazione collettiva, che può prevedere limiti o obblighi su valutazioni e premi

Nella PA, la valutazione delle performance è regolata dal D.Lgs. 150/2009 (“Riforma Brunetta”) con obblighi di trasparenza, indicatori pubblici e premi legati al merito.

Il digitale come alleato

Automatizzare la generazione dei report HR ti permette di:

risparmiare tempo
ridurre errori
confrontare i dati nel tempo
ottenere insight utili per decisioni strategiche

I software HR più evoluti integrano dati da timbrature, valutazioni, obiettivi e survey in un unico pannello di controllo facile da interpretare.

Sesame HR e i report di valutazione del personale

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Crea modelli di report personalizzati
Monitora KPI e obiettivi individuali
Integra feedback 360° e valutazioni periodiche
Visualizza tutto in dashboard chiare e dinamiche
Supporta la compliance con normative italiane

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