Quando e come negare la riduzione dell'orario di lavoro in azienda

29 de Maggio, 2025

Quando un dipendente si rivolge all’azienda per richiedere la riduzione dell’orario di lavoro, è importante valutare con attenzione la richiesta, tenendo conto sia delle esigenze personali del lavoratore, sia delle necessità aziendali. Anche se in molti casi si tratta di un diritto riconosciuto dalla legge, ci sono situazioni in cui è possibile e legittimo negare la riduzione dell’orario di lavoro.

Che cos’è la riduzione dell’orario di lavoro?

La riduzione dell’orario di lavoro è un istituto giuridico previsto dall’ordinamento italiano, che consente al lavoratore di modificare il proprio orario settimanale o giornaliero per un determinato periodo di tempo, solitamente per motivi personali o familiari.

A differenza di un part-time volontario, la riduzione di orario avviene a richiesta del lavoratore, e può essere temporanea o permanente, a seconda dei casi.

In Italia, la normativa di riferimento è contenuta nell’articolo 37 del Decreto Legislativo 151/2001 (Testo Unico sulla maternità e paternità), nell’articolo 8 della Legge 53/2000, e nel Codice Civile. Tali norme stabiliscono il diritto alla riduzione dell’orario per:

Genitori di figli minori fino ai 12 anni
Lavoratori che assistono familiari disabili gravi
Casi di tutela della salute o percorsi formativi

Tuttavia, il diritto non è assoluto: in alcuni casi, il datore di lavoro può negare la riduzione dell’orario di lavoro, purché sussistano motivi oggettivi e documentabili.

Perché viene chiesta la riduzione dell’orario?

Ci sono molte ragioni per cui un dipendente può chiedere di lavorare meno ore. Nella maggior parte dei casi, si tratta di esigenze personali o familiari. Vediamo.

Cura dei figli minori

Il caso più frequente riguarda genitori che vogliono trascorrere più tempo con i figli piccoli. La legge italiana tutela questo diritto, offrendo la possibilità di ridurre l’orario senza dover lasciare il posto di lavoro.

Assistenza a familiari disabili o anziani

Chi si prende cura di un genitore anziano, un coniuge o un figlio con disabilità può chiedere la riduzione, anche in combinazione con permessi retribuiti ex Legge 104/1992.

Percorso di studi o formazione

Molti lavoratori adulti scelgono di formarsi ulteriormente, frequentando corsi universitari o professionali. La riduzione oraria può essere una soluzione per conciliare lavoro e studio.

Motivi di salute personale

Malattie croniche, riabilitazioni o trattamenti terapeutici sono valide motivazioni, purché certificate, per cui un lavoratore può avere bisogno di lavorare meno ore.

Ricerca di un miglior equilibrio vita-lavoro

In un’epoca in cui la work-life balance è sempre più valorizzata, molti dipendenti chiedono la riduzione oraria anche solo per ridurre lo stress o aumentare la qualità della propria vita.

Cosa dice la legge italiana sulla riduzione dell’orario di lavoro?

Come anticipato, la normativa italiana riconosce e tutela il diritto alla riduzione dell’orario, ma solo in determinati casi. I riferimenti principali sono:

• D.Lgs. 151/2001 – Art. 37

Prevede il diritto alla riduzione fino al 50% dell’orario per i genitori di bambini fino a 12 anni.

• Legge 104/1992 – Art. 33

Tutela chi assiste familiari con handicap grave, permettendo riduzioni o permessi.

• Legge 53/2000 – Art. 8

Introduce congedi e riduzioni per motivi di formazione o cura di familiari.

• Contratti collettivi (CCNL)

Alcuni contratti prevedono clausole specifiche per la riduzione oraria. In questi casi, è fondamentale verificare le condizioni pattuite.

Tuttavia, fuori dai casi tutelati, la concessione della riduzione oraria è a discrezione dell’azienda, che può negare la riduzione dell’orario di lavoro se ci sono motivazioni concrete.

Quando si può negare la riduzione dell’orario di lavoro?

Negare la riduzione dell’orario di lavoro non significa agire in modo arbitrario o punitivo. È possibile solo se vi sono motivi organizzativi, economici o funzionali reali e documentabili. Ecco i principali:

Funzioni non sostituibili

Se il dipendente svolge un ruolo centrale e non può essere facilmente sostituito, l’azienda può rifiutare la riduzione.

Impatto sulla produttività

Se la riduzione comporterebbe ritardi nelle consegne, blocchi nei processi o danni alla produzione, è giustificabile negare la richiesta.

Squilibrio nel team

Se altri membri del team hanno già riduzioni orarie o se la richiesta creerebbe disparità, è legittimo respingerla per tutelare l’equilibrio del gruppo.

Servizi essenziali o continuità operativa

In settori come sanità, sicurezza o trasporto pubblico, il rispetto degli orari è cruciale e ridurre la presenza di un dipendente può compromettere la continuità del servizio.

Non conformità con il contratto

Se la riduzione oraria richiesta non è prevista dal contratto applicato o dalle policy interne, può essere rifiutata.

Insufficienza di organico

In aziende con personale già ridotto o carenze organizzative, l’assenza anche parziale di una risorsa può creare gravi disagi.

Come comunicare il rifiuto al dipendente?

Anche se ci sono motivi validi per negare la riduzione dell’orario di lavoro, è fondamentale gestire la comunicazione con attenzione, per evitare malintesi, tensioni o contenziosi.

Ecco alcuni consigli

Sii trasparente. Spiega con chiarezza i motivi del rifiuto, mostrando dati e fatti.
Mostra empatia. Ascolta la posizione del dipendente e dimostra comprensione.
Proponi alternative. Valuta opzioni intermedie (es. flessibilità oraria, lavoro da remoto).
Documenta tutto. Metti per iscritto la richiesta e la risposta, in modo da tutelare entrambe le parti.

E se il dipendente non accetta il rifiuto?

In caso di disaccordo, il dipendente può:

Rivolgersi al rappresentante sindacale aziendale
Chiedere una conciliazione tramite l’Ispettorato del Lavoro
Intentare causa davanti al Tribunale del Lavoro

Per questo motivo, è fondamentale che il rifiuto sia giustificato, motivato e documentabile. Una gestione opaca o arbitraria può portare a cause legali, sanzioni o danni reputazionali.

È possibile richiedere una riduzione oraria senza motivazione?

Dal punto di vista legale, no: la richiesta deve sempre essere giustificata. Le principali motivazioni previste sono:

Maternità/paternità
Cura dei figli minori
Assistenza a familiari disabili
Malattia o riabilitazione
Percorsi di studio

Al di fuori di questi casi, la riduzione può essere concessa a discrezione dell’azienda, ad esempio come benefit o misura di welfare. Tuttavia, non esiste un diritto automatico alla riduzione senza causa.

Come prendere la decisione giusta per l’azienda?

Se sei un responsabile HR o un manager, e ti trovi a valutare una richiesta di riduzione oraria, è importante considerare tutti gli elementi:

1. Impatto operativo

Analizza se l’attività può essere riorganizzata, se sono presenti risorse sostitutive o se l’assenza comprometterà gli obiettivi.

2. Clima aziendale

Valuta se accettare o rifiutare la richiesta può influire sul morale del team o sull’immagine interna dell’azienda.

3. Coerenza con policy aziendali

Controlla che la decisione sia coerente con altri casi gestiti in passato e con i regolamenti interni.

4. Compliance legale

Verifica di essere in regola con i vincoli previsti dalla normativa, per evitare rischi legali.

Sesame HR e la gestione delle richieste

Prendere decisioni delicate come negare la riduzione dell’orario di lavoro richiede dati, trasparenza e organizzazione. Un buon software HR come Sesame HR può fare la differenza nella gestione di ferie e permessi.