26 de Settembre, 2025

Tenere sotto controllo le spese aziendali è fondamentale per garantire trasparenza, rispettare i budget e semplificare il lavoro di chi gestisce le risorse interne. Un foglio Excel ben strutturato può essere un primo passo utile: consente di raccogliere le uscite, ordinarle per categorie e avere una panoramica immediata dei costi.

In questa guida vedremo come creare un modello Excel per registrare le spese aziendali in modo pratico ed efficace, evidenziando però anche i limiti di questo approccio.

Infine, scopriremo perché digitalizzare il processo con un software di gestione delle spese come Sesame HR permette di risparmiare tempo, ridurre errori e avere sempre dati affidabili a portata di mano.

Come creare un Excel per le spese aziendali

Un foglio di calcolo in Excel può diventare uno strumento semplice ma efficace per monitorare le spese della tua azienda. La chiave sta nel costruire una struttura ordinata e facilmente consultabile, così da ridurre gli errori e avere sempre i dati a portata di mano.

Struttura base del foglio

Inizia predisponendo una tabella con le informazioni fondamentali per ogni spesa:

Data dell’operazione
Descrizione (es. taxi, ristorante, fornitura)
Categoria di spesa (viaggi, vitto, materiali, ecc.)
Importo
Metodo di pagamento (carta aziendale, contanti, rimborso)
Centro di costo o reparto a cui imputare l’uscita

Questi campi ti permettono di avere un quadro completo e di filtrare facilmente i dati quando serve.

Formule e riepiloghi utili

Per rendere il modello davvero pratico, aggiungi formule automatiche che ti aiutino a:

Calcolare il totale delle spese con la funzione =SOMMA
Filtrare per periodo o categoria usando tabelle pivot
Creare un riepilogo mensile che mostri l’andamento dei costi

In questo modo Excel diventa non solo un archivio, ma anche un supporto decisionale di base.

Personalizzazione del modello

Ogni azienda ha le proprie specificità: puoi ampliare il foglio con campi aggiuntivi, come ad esempio il nome del dipendente che ha sostenuto la spesa o lo stato di approvazione (in attesa, approvato, rifiutato).

Aggiungere la convalida dei dati o proteggere alcune celle aiuta a evitare errori di inserimento e mantiene il documento più sicuro.

Limiti della gestione delle spese con Excel

Sebbene Excel sia uno strumento utile per iniziare, con il tempo emergono diversi ostacoli che possono rallentare la gestione delle spese e aumentare il rischio di errori.

Errori manuali frequenti. Ogni dato deve essere inserito a mano: un importo sbagliato o una categoria non coerente possono compromettere l’analisi complessiva e richiedere tempo extra per le correzioni.
Difficoltà di collaborazione. Se più persone devono accedere al file, la condivisione diventa complicata. Versioni diverse dello stesso documento possono generare confusione e perdita di informazioni importanti.
Mancanza di visibilità in tempo reale. Excel non aggiorna i dati in automatico: serve importare manualmente ricevute o estratti conto. Questo limita la possibilità di avere un quadro aggiornato delle spese aziendali.
Iter di approvazione poco chiaro. Il file non prevede processi di convalida: le note spese rimangono solo righe su un foglio, senza un flusso strutturato di approvazioni e controlli.
Archiviazione e compliance. Le ricevute cartacee o digitali restano scollegate dal file, rendendo più complessa la gestione in caso di audit o controlli fiscali.

Perché passare a un software di gestione spese

Dopo una prima fase con Excel, molte aziende si rendono conto che i fogli di calcolo non bastano più per garantire efficienza e controllo.

È qui che entra in gioco un software come Sesame HR, pensato per semplificare la vita di chi deve gestire note spese, rimborsi e budget in modo rapido e sicuro.

Automazione dei processi

Con Sesame, il caricamento e l’elaborazione delle spese diventano quasi automatici. Ad esempio:

Attraverso l’app mobile, l’utente scatta una foto della ricevuta: il sistema utilizza OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) per estrarre data, importo e descrizione, e popolare i campi corrispondenti (anziché inserirli manualmente).
Le spese importate da carte aziendali possono essere automaticamente abbinate al ticket o alla nota spese, evitando duplicazioni.
Il sistema segnala eventuali discrepanze rispetto a policy aziendali (importi fuori soglia, categorie non consentite) e può generare alert immediati.

Questa automazione riduce drasticamente gli errori umani, velocizza l’intero processo e libera tempo per attività più strategiche.

Flussi di approvazione chiari

Un software ben progettato permette di definire un workflow di approvazione strutturato:

Ogni nota spese segue tappe precise (sottomissione, validazione, approvazione, pagamento)
Puoi assegnare livelli multipli di approvazione in base a importi, centri di costo o categorie
I responsabili ricevono notifiche automatiche quando hanno richieste in sospeso
Si conserva il tracciamento completo degli “stati” (in corso, approvata, respinta, da revisionare), con chi ha agito e quando.

In questo modo le richieste non restano “bloccate” su email o fogli sparsi e non si perdono nel tempo.

Report in tempo reale

Con il sistema di gestione spese di Sesame HR, i dati sono sempre aggiornati e accessibili in dashboard e report. Ad esempio:

Visualizzazione dei costi per mese, dipartimento o progetto.
Trend di spesa per categoria (viaggi, vitto, materiali…).
Valutazione delle note spese in sospeso.
Comparazione fra budget previsto e spese reali.

Queste informazioni permettono a chi gestisce le risorse umane e la finanza di prendere decisioni rapide e basate su dati aggiornati.

Integrazione con altri sistemi

Un vantaggio cruciale è che Sesame come software di gestione spese può integrarsi con strumenti già usati in azienda (contabilità, sistema HR, payroll). Le integrazioni rendono possibile:

Esportazione o sincronizzazione automatica delle spese approvate nel sistema contabile
Inclusione dei rimborsi direttamente nelle buste paga
Aggiornamento incrociato di dati HR (es. centro di costo, struttura organizzativa)

Così eviti il doppio lavoro, diminuisci errori e garantisci coerenza tra i dati nei diversi sistemi.

Con una soluzione digitale come Sesame HR, la gestione delle spese diventa fluida e trasparente: meno tempo speso su compiti ripetitivi e più attenzione alle strategie che fanno crescere l’azienda.

Prova gratis Sesame HR e scopri come semplificare subito la gestione delle spese aziendali.

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