Il software per la gestione delle spese della tua azienda
Visualizza e gestisci in modo efficace le tue spese aziendali da una sola piattaforma. Digitalizza la gestione delle spese dei tuoi dipendenti e integrala a Sesame HR per gestire tutto da un unico posto.
> Centralizza tutte le spese in una sola piattaforma > Paga solo per quello che usi
Perché scegliere Sesame HR come software per la gestione delle spese?
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1. Gestisci tutto da un unico pannello
Dì addio a fogli Excel e piattaforme disperse. Centralizza tutte le spese aziendali in un’unica soluzione e genera report completi in pochi secondi.
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2. Digitalizza le ricevute (OCR)
I dipendenti scattano una foto alla ricevuta e la lettura OCR registra i dati in pochi secondi. Meno errori, più velocità e meno tempo sprecato in verifiche manuali.
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3. Monitoraggio in tempo reale
Scopri subito dove e quanto spende la tua azienda. Approva o rifiuta le spese con un clic e mantieni sempre il pieno controllo.
Cosa significa gestire le spese con Sesame HR?
Gestire le spese con Sesame HR significa avere il controllo totale in un unico sistema, senza fogli Excel né piattaforme frammentate. Ogni spesa viene registrata in tempo reale, con notifiche automatiche ogni volta che un dipendente invia una richiesta di rimborso.
Puoi approvare, rifiutare o richiedere maggiori informazioni con un solo clic, esportare facilmente i dati nel tuo gestionale finanziario e scaricare report completi per le verifiche. In definitiva, significa più visibilità, più risparmio e una gestione finanziaria più efficiente per la tua azienda.
Automatizza i rimborsi spese con OCR
Registra le spese senza inserimento manuale: scatta una foto alla ricevuta (da app) o caricala dal desktop e l’OCR di Sesame estrarrà i dati in pochi secondi.
→ Acquisizione automatica di fornitore, data, IVA, categoria e importo totale.
→ Validazione intelligente: avvisi su duplicati e campi mancanti.
→ Pronto per l’approvazione: ogni spesa entra nel flusso di approvazione con le regole aziendali già applicate.
→ Registri verificabili: giustificativi archiviati e ricercabili in un unico spazi
Gestione semplice dei rimborsi spese in busta paga
Con Sesame HR, i rimborsi spese non sono più un problema. Ogni spesa registrata dal dipendente entra direttamente nella sezione rimborsi, indicando in modo chiaro l’importo da rimborsare.
→ Niente anticipi personali: il dipendente non deve aspettare per ricevere il pagamento.
→ Flusso integrato: il team amministrativo gestisce tutto da un unico pannello.
→ Automazione: una volta concluso, il rimborso viene riportato automaticamente in busta paga e nel riepilogo delle operazioni.
Carte fisiche e digitali con limiti personalizzati
Dai più autonomia ai dipendenti senza perdere il controllo finanziario. Con le carte aziendali Sesame , ogni pagamento viene registrato automaticamente nel sistema e integrato nel flusso di approvazione.
→ Meno rimborsi: le spese vengono pagate direttamente con la carta, senza bisogno di compensazioni successive.
→ Limiti configurabili: imposta tetti di spesa per dipendente, team o progetto.
→ Controllo totale: monitora tutte le transazioni in tempo reale da un unico pannello.
Registra automaticamente chilometri e trasferte
Gestisci facilmente le spese di trasferta del tuo team, senza fogli di calcolo né piattaforme esterne. Con Sesame HR ti basta inserire origine e destinazione del percorso e il sistema calcola automaticamente l’importo da rimborsare.
→ Calcolo immediato del costo chilometrico secondo le regole definite dall’azienda.
→ Giustificativi digitali: allega una foto del contachilometri o della ricevuta come prova.
→ Integrazione diretta: tutti i percorsi vengono registrati e sono pronti per l’esportazione in contabilità.
3 step semplici per digitalizzare e gestire tutte le spese
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1
Registra le spese in pochi secondi dall’app
I dipendenti fanno una foto allo scontrino e l’OCR compila automaticamente i dati. Zero burocrazia, zero errori manuali. -
2
Approva o rifiuta con la massima visibilità
I manager ricevono notifiche in tempo reale e possono approvare, rifiutare o richiedere maggiori informazioni da un unico pannello, con un solo clic. -
3
Esporta report pronti per la contabilità
Compatibile con i tuoi strumenti finanziari, genera con un clic report completi e verificabili.
4 vantaggi della gestione delle spese con Sesame HR
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Autonomia per i tuoi dipendenti
I tuoi dipendenti potranno informare e giustificare le loro spese immediatamente in modo intuitivo dall’App di Sesame.
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Maggiore trasparenza e controllo sulle spese
Avrai una visione immediata delle transazioni del tuo team. Approva, rifiuta o richiedi maggiori dettagli con un solo click.
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Analisi e processo decisionale
Identifica le spese ricorrenti, individua irregolarità, aree di miglioramento e ottimizza le tue risorse finanziarie.
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Risparmio di tempo nella gestione delle spese
Niente più richieste di certificati grazie all’automazione delle spese.
Ora tocca a te. Perché non provi Sesame HR gratuitamente?
Sei pronto a semplificare la gestione delle Risorse Umane e risparmiare tempo?
Ti offriamo l’opportunità di sperimentare come Sesame può ottimizzare i tuoi processi e senza impegno! E la parte migliore è che, se decidi di continuare ad utilizzare Sesame, il nostro software non ha permanenza.
Domande frequenti
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Come si registrano le spese su Sesame?
Con Sesame, i dipendenti possono registrare i loro dati in modo semplice grazie all’App. Utilizzando la tecnologia OCR, ti basterà scattare una foto dello scontrino o della fattura, e il sistema estrarrà automaticamente i dati relativi, come l’importo, la data e il fornitore. Questo elimina la necessità di inserire le informazioni manualmente, risparmiando tempo e riducendo errori.
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Si possono gestire le spese di viaggio e chilometriche?
Sì, Sesame permette di gestire le spese di viaggio e chilometriche in modo efficiente. I dipendenti possono registrare gli spostamenti, e il sistema calcolerà automaticamente l’importo corrispondente in base alla tariffa per chilometro stabilita dall’azienda. Inoltre, si può allegare uno scontrino, o uno screenshot di una mappa o una foto del contachilometri.
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Come faccio a comprare le carte di Sesame?
Quando contratti l’Add On Gestione Spese, dovrai acquisire almeno un minimo di tre utenti ai quali corrisponderà una carta virtuale ad ognuno di loro. Le carte le potrai attivare e assegnare ai tuoi dipendenti. Potrai sempre contrattare più utenti e avrai a disposizione, se ne hai bisogno, le loro carte corrispondenti.
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Quali vantaggi offre l’uso di carte corporative con Sesame?
Sesame offre la possibilità di emettere carte corporative fisiche o virtuali per i dipendenti. Queste carte permettono di controllare e limitare le spese, dato che si possono stabilire limiti di consumo e categorie permesse. Inoltre, tutte le transazioni realizzate con queste carte si registreranno automaticamente nel sistema, semplificando la gestione e il monitoraggio delle spese.
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Chi può registrare le spese?
I dipendenti che possono registrare le spese su Sesame sono quelli ai quali l’amministratore ha dato visibilità alla funzionalità. L’amministratore può dare visibilità ai dipendenti che preferisce, seguendo questo percorso: Gestione spese >> Dipendenti >> Assegna dipendenti. Nel momento in cui concedi la visibilità, ai dipendenti arriverà una notifica per avvisare che possono già registrare le loro spese.
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Come si approvano le spese su Sesame?
Le spese registrate dai dipendenti si invieranno automaticamente al responsabile designato alla sua revisione. Dalla piattaforma di Sesame, il responsabile può approvare, rifiutare o richiedere più informazioni su ogni spesa con un solo click. Questo processo semplifica la gestione e garantisce il compimento delle politiche aziendali.
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Posso pagare con il cellulare?
Sì, puoi aggiungere la carta al Wallet del tuo cellulare per poter pagare più facilmente. Dovrai solo configurarla e quando paghi, apparirà sullo schermo del tuo cellulare una notifica grazie alla quale potrai registrare la spesa.
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Si può realizzare un rimborso dalla gestione spese?
La sezione Rimborso serve per constatare la spesa del dipendente, la transazione viene realizzata al di fuori dello strumento. Nella sezione Rimborso, vedrai due tipi di spese dei tuoi dipendenti. - Spese personali: quelle che i dipendenti devono rimborsare per aver realizzato una spesa personale attraverso la carta di Sesame. Si vedrà solo l’importo totale e non le informazioni della spesa. - Spese aziendali: quelle che i dipendenti hanno anticipato e che l’azienda deve rimborsare. Per gestirlo, potrai scegliere quali spese vuoi rimborsare e in che modo ti sei sdebitato, avendo tutta la gestione delle tue spese a portata di mano in un unico posto.
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Quali tipi di report e analisi posso generare con Sesame?
Sesame offre un’ampia varietà di report e analisi che forniscono una visione chiara e dettagliata delle spese della tua azienda. Puoi generare report per categoria di spesa, dipartimento, progetto o dipendente, così come analisi di tendenza delle spese. Questi report ti aiutano ad identificare le spese ricorrenti, individuare possibile aree di risparmio e prendere decisioni informate per ottimizzare la gestione finanziaria della tua azienda. Inoltre, i report sono esportabili e compatibili con altri strumenti finanziari, facilitandone l’integrazione nei tuoi processi contabili.
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Si può integrare la spesa ad altri strumenti finanziari?
Sì, Sesame permette esportare i dati delle spese in formati compatibili con diversi strumenti finanziari e di contabilità. Questo facilita l’integrazione con sistemi esistenti e assicura una contabilità precisa e aggiornata.
