28 de Agosto, 2025

Usare un foglio presenze Excel può sembrare la soluzione più semplice e immediata per tracciare le ore lavorative dei dipendenti. È gratuito, familiare e facilmente personalizzabile.

Tuttavia, chi lavora in amministrazione o nelle risorse umane sa bene che, con il crescere del numero di dipendenti, questo metodo diventa presto una fonte di problemi. Errori di trascrizione, straordinari dimenticati, ferie conteggiate male e dati mancanti sono all’ordine del giorno. Il risultato? Buste paga sbagliate, contestazioni da parte dei lavoratori e rischio di non rispettare la normativa italiana sugli orari di lavoro.

In questo articolo vedremo come impostare un foglio presenze settimanale e mensile in Excel, quali sono i suoi reali vantaggi, ma soprattutto i limiti che lo rendono poco affidabile per aziende in crescita.

Infine, ti mostrerò perché sempre più imprese scelgono di abbandonare il foglio presenze Excel per passare a un software HR digitale che garantisce efficienza, conformità e trasparenza.

Creare un foglio presenze settimanale con Excel

Se vuoi monitorare le presenze settimanalmente, Excel ti consente di impostare una tabella semplice ed efficace. Ecco i passaggi principali:

Struttura del foglio. Crea colonne con i nomi dei dipendenti, i giorni della settimana e una colonna finale per il totale settimanale.
Inserimento delle date. Scrivi la data del lunedì e utilizza la funzione di riempimento automatico per completare i giorni successivi.
Registrazione delle presenze. Inserisci “P” per presenza e “A” per assenza, oppure scegli codici personalizzati (es. “F” per ferie, “M” per malattia).
Conteggio automatico. Con la formula =CONTA.SE(intervallo;"P") puoi calcolare facilmente quante presenze ha fatto ogni dipendente nella settimana.

Diciamo che è una soluzione semplice e immediata, ma richiede comunque attenzione nella compilazione manuale. Un piccolo errore può compromettere l’affidabilità del foglio.

Perché Excel è una scelta valida?

Utilizzare un foglio presenze in Excel ha ancora molti vantaggi, soprattutto per chi gestisce un team di piccole dimensioni o ha esigenze contenute. Ecco i principali punti di forza:

Massima personalizzazione. Puoi costruire un modello su misura per la tua azienda, con formule, colori e codici personalizzati.
Zero costi aggiuntivi. Se hai già Microsoft Office, non serve acquistare nuovi software!
Interfaccia intuitiva. Molti utenti conoscono già le basi di Excel, quindi non serve formare il personale.
Strumenti di analisi integrati. Con tabelle, filtri e grafici puoi trasformare il tuo foglio in uno strumento chiaro per monitorare l’andamento delle presenze.

Per le realtà più snelle, Excel rappresenta un buon equilibrio tra praticità e funzionalità.

I limiti del foglio presenze Excel

Un foglio presenze Excel può sembrare una soluzione economica e flessibile, ma alla lunga mostra diversi punti deboli che pesano su HR e amministrazione:

Errori umani frequenti: inserimenti manuali sbagliati portano a buste paga errate, straordinari non riconosciuti e contestazioni da parte dei dipendenti.
Nessun aggiornamento in tempo reale: file condivisi e modificati da più persone generano incongruenze, soprattutto con smart working o viaggi di lavoro.
Scarsa scalabilità: con team numerosi il file diventa lento, difficile da gestire e poco trasparente.
Zero automazioni: Excel non segnala anomalie (ritardi, assenze ricorrenti, turni troppo lunghi) e non produce report conformi al Libro Unico del Lavoro.
Problemi di sicurezza: un file può essere copiato, perso o modificato senza tracciabilità, con rischi legali e di privacy.

In pratica, quello che sembra uno strumento semplice e gratuito può diventare presto un freno all’efficienza e un rischio per la compliance aziendale.

Impostare un foglio presenze mensile

Se preferisci una visione più ampia, puoi creare un foglio presenze Excel mensile. Il procedimento è simile, ma vi sono alcune differenze:

Creazione della tabella. Inserisci i nomi dei dipendenti in riga e una colonna per ogni giorno del mese.
Automazione delle date. Inserisci il primo giorno del mese e usa le formule per completare in automatico.
Compilazione quotidiana: Anche qui puoi utilizzare codici semplici come “P”, “A”, “F”, ecc.
Totali mensili. Somma le presenze, le assenze, le ferie o altri elementi che vuoi monitorare.

Questo approccio è utile per una gestione più strategica, ad esempio per analizzare la distribuzione delle ferie o per programmare i turni con anticipo.

Foglio presenze Excel vs Software HR: il confronto

Aspetto	Foglio presenze Excel	Software HR digitale
Precisione	Alto rischio di errori manuali (trascrizioni, formule sbagliate, straordinari non conteggiati).	Dati registrati in automatico, aggiornati in tempo reale e senza margine di errore.
Aggiornamenti	Nessun aggiornamento in tempo reale, difficile da gestire con più utenti o sedi.	Sincronizzazione immediata su tutti i dispositivi, accesso ovunque (anche in smart working).
Scalabilità	File pesanti e ingestibili con team numerosi, poco pratico oltre 15–20 dipendenti.	Progettato per crescere con l’azienda, gestisce centinaia di dipendenti senza problemi.
Automazioni	Nessun alert o funzione di monitoraggio (ritardi, assenze, turni lunghi).	Avvisi automatici, gestione ferie e straordinari integrata, report pronti.
Compliance normativa	Non genera documenti conformi, rischio di errori con il Libro Unico del Lavoro.	Report validi per LUL e GDPR, sempre allineato alla normativa.
Sicurezza dati	Facile da copiare o perdere, nessuna tracciabilità delle modifiche.	Archiviazione sicura in cloud, accessi controllati e conformità GDPR.
Tempo risparmiato	Richiede verifiche manuali e controlli continui.	Automatizza i processi, libera ore di lavoro a HR e amministrazione.

Come vedi, Excel può bastare per micro-team con esigenze minime, ma appena la gestione diventa più complessa i limiti superano i vantaggi. Un software HR digitale come Sesame ti permette di eliminare errori, garantire compliance e risparmiare tempo prezioso.

Perché usare Sesame HR al posto di Excel

Excel può sembrare sufficiente all’inizio, ma con la crescita dell’azienda i limiti diventano evidenti: errori manuali, mancanza di trasparenza e difficoltà di compliance. Sesame HR nasce proprio per superare questi problemi e offrire un sistema di gestione delle presenze davvero affidabile.

Con Sesame puoi:

Automatizzare le timbrature con app mobile, pannello web, WhatsApp e smartwatch, eliminando errori e dimenticanze.
Gestire turni, straordinari e ferie in automatico, con regole personalizzabili e report pronti per consulenti del lavoro.
Ridurre i tempi di gestione: niente più file da controllare manualmente, i dati sono centralizzati e sempre aggiornati.
Rafforzare la fiducia interna, perché i dipendenti possono verificare in autonomia le proprie timbrature e avere piena trasparenza.

In sintesi, mentre un foglio presenze Excel diventa fragile e rischioso man mano che l’azienda cresce, con Sesame hai un sistema scalabile, sicuro e conforme che libera tempo prezioso all’HR e riduce i conflitti con i dipendenti.

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Orientata al cliente interno ed esterno, specializzata in definizione ed implementazione di politiche HR e nella gestione, selezione e fidelizzazione dei talenti. Capacità di leadership, comunicazione, negoziazione, organizzazione e coordinamento di team. Esperienza di oltre 12 anni nelle risorse umane.

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