9 de Aprile, 2025

Tenere traccia di ore lavorate, ferie ed assenze è una delle attività più importanti in azienda. Ecco che si apre il dibattito: foglio presenze vs software hr, qual è il migliore? Il primo è semplice da usare, che sia cartaceo o in Excel, il secondo è smart e sempre più diffuso in qualsiasi tipo di azienda. Qual è la soluzione più efficace? In questo articolo facciamo un confronto tra il vecchio e il nuovo, per aiutarti a capire quale metodo si adatta meglio alla tua impresa.

Il caro vecchio foglio presenze

Il foglio presenze è ancora oggi usato da tantissime aziende. È semplice, familiare e, soprattutto, non costa nulla (almeno all’apparenza). Ma è davvero così pratico?

Facile da creare, ma da gestire?

Un file Excel può sembrare una scelta intelligente: si apre, si modifica e si salva. Ma quando i dipendenti sono tanti e lavorano in orari diversi, le cose diventano complicate. Serve ordine, attenzione e spesso una persona che si dedichi interamente all’audit.

Errori e dimenticanze

Anche il più sveglio dei collaboratori può dimenticare di segnare un’entrata o segnare male un’uscita. Ciò comporta correzioni manuali, controlli frequenti e tempo perso.

Rischi di sicurezza

Un foglio Excel può essere modificato da chiunque lo abbia a disposizione. Se non si imposta un buon metodo protezione dei dati, come la cybersecurity, i dati possono essere clonati o modificati. Inoltre, in caso di problemi tecnici o smarrimenti, si rischia di perdere tutto.

Un metodo adatto a piccole realtà

Per piccolissimi team o per aziende in fase iniziale, un foglio presenze può ancora funzionare. Ma appena la squadra cresce, questo sistema inizia a mostrare tutti i suoi limiti.

La svolta: i software HR

I software di gestione delle risorse umane sono strumenti moderni, automatizzati e pensati per semplificare il lavoro di amministrazione. E non serve nessuna conoscenza né competenza tecnica per usarli! Ogni dipendente può timbrare l’ingresso direttamente da cellulare, tablet o PC. I dati vengono registrati in tempo reale, evitando errori e dimenticanze. Fa tutto il software!

Vantaggi principali di una piattaforma HR

Il dipartimento HR può vedere in ogni momento chi è in ufficio, chi è in ferie, chi sta lavorando da casa. Tutto è visibile in tempo reale tramite un’unica piattaforma, grazie a report e riepiloghi creati in automatico. Vediamo concretamente tutti i benefici che apportano questi strumenti!

Automazione? Meno errori!

I software riducono il margine di errore, perché eliminano buona parte delle attività manuali. Basta inserire le regole una volta sola e il sistema le applicheràin automatico.

Sicurezza dei dati impeccabile

I dati dei dipendenti sono protetti da accessi non autorizzati e salvati in cloud: dì addio a file smarriti o versioni sbagliate salvate su chiavette!

Il sistema che cresce con l’azienda

I software HR sono scalabili. Che tu abbia 5 dipendenti o 500, lo strumento si adatta. E con l’aggiunta di funzionalità extra, può anche gestire ferie, turni, smart working e molto altro.

Foglio presenze vs software HR: la soluzione migliore

A questo punto, mettiamo a confronto i due sistemi nel dettaglio, parametro per parametro.

Velocità

Foglio presenze. È lento da aggiornare e richiede controlli continui.
Software HR. Dà aggiornamenti in tempo reale, il tutto in maniera automatica.

Affidabilità

Foglio. È soggetto a errori, modifiche non tracciabili.
Software. Registrazioni sicure, dati protetti e sempre consultabili.

Adattabilità

Foglio. Gestisce solo l’essenziale.
Software. Si adatta a qualsiasi tipo di realtà, anche da remoto.

Costi

Foglio. Apparentemente gratuito, ma con costi nascosti in termini di tempo e risorse.
Software. Richiede un investimento iniziale, ma con risparmio a lungo termine.

Quando scegliere l’uno o l’altro?

Scegli il foglio se

Hai una micro-impresa con pochi collaboratori.
Tutti lavorano in sede e con orari fissi.
Non hai bisogno di dati storici o report complessi.

Scegli il software se

Gestisci orari flessibili, smart working o turni.
Vuoi risparmiare tempo e avere dati affidabili.
Hai bisogno di un sistema sicuro e conforme alla normativa.

La compliance legale

Ricorda che la rilevazione delle presenze non è solo un obbligo organizzativo, ma anche legale. Un software HR ti aiuta a rispettare le normative su orari di lavoro, privacy e archiviazione dei dati.

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Professionista con oltre 20 anni di esperienza in diverse aree delle Risorse Umane (selezione, formazione, prevenzione dei rischi, gestione del personale). Esperienza nel reparto gestione: ampia visione del business e delle risorse umane.

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