28 de Agosto, 2025

Gestire correttamente ferie, malattie e permessi è una delle sfide quotidiane più delicate per chi si occupa di risorse umane. Basta poco per perdere il controllo: un dipendente in ferie, uno in malattia, uno in smart working e un altro che chiede un permesso all’ultimo momento. Senza un metodo strutturato, il caos è assicurato.

Il foglio presenze è lo strumento più diffuso per monitorare le ore lavorate e le assenze. Ma quanto è realmente efficace nella gestione delle ferie e dei permessi? E soprattutto, fino a che punto può reggere senza l’aiuto di un software dedicato?

In questa articolo vedremo come usarlo al meglio, i suoi limiti e perché sempre più aziende stanno passando a soluzioni digitali come Sesame HR.

Foglio presenze: mai più senza

Il foglio presenze è un documento in cui si annotano le ore lavorate dai dipendenti. Può anche essere usato per registrare ferie, permessi, malattie, ritardi o altri tipi di assenze. È un aiuto indispensabile per una buona rilevazione delle presenze.

Intuitività a colpo d’occhio

Il vantaggio principale è la semplicità. Basta una tabella, una legenda chiara (F = ferie, M = malattia, P = permesso…) e un minimo di attenzione per avere un quadro generale delle presenze in azienda.

Uno strumento economico

Un file Excel o Google Sheet è gratuito e accessibile a tutti. Non servono licenze, formazione o installazioni. In poche parole è alla portata di ogni tipo di realtà, soprattutto piccole imprese o studi professionali.

Gestione ferie con il foglio presenze

La gestione delle ferie non è solo un calendario: richiede pianificazione e trasparenza. Un errore di programmazione può bloccare un reparto intero o generare conflitti tra colleghi.

Pianificazione chiara

Un foglio presenze ben strutturato aiuta a visualizzare periodi di ferie già richiesti, evidenziare sovrapposizioni e garantire la continuità operativa. Con l’uso dei colori (verde per ferie, rosso per malattia, giallo per permessi), la lettura diventa più immediata.

Ferie in attesa di approvazione

Per rendere più ordinato il processo, conviene inserire un campo dedicato alle richieste ancora in sospeso. Così, HR e manager possono distinguere tra ferie già confermate e ferie solo richieste.

Registro affidabile

Un classico problema è la mancata registrazione: un dipendente prende un giorno di ferie, ma nessuno aggiorna il foglio. A fine mese emergono ore mancanti, e da lì iniziano discussioni e ritardi. Serve un metodo preciso e una persona incaricata dei controlli.

Malattie e permessi: la gestione più complessa

Se le ferie sono programmabili, malattie e permessi sono molto meno prevedibili. Sono proprio queste le assenze che mettono più in difficoltà HR e manager.

Malattie improvvise

Quando arriva una comunicazione di malattia, il foglio va aggiornato subito con la giusta causale. In caso contrario, si rischiano dati incompleti e incongruenze tra ore lavorate e buste paga.

Permessi dell’ultimo minuto

Permessi richiesti il giorno stesso o poche ore prima possono mandare in tilt la pianificazione. Per questo è fondamentale segnare con precisione ora di uscita e di rientro, così da evitare calcoli errati sul monte ore.

Individuare pattern sospetti

Con un foglio presenze è possibile notare ricorrenze (assenze frequenti di lunedì o venerdì). Sono dati preziosi per HR, che possono segnalare fenomeni da monitorare o approfondire.

I limiti del foglio presenze nella gestione delle assenze

Se da un lato Excel è semplice ed economico, dall’altro presenta limiti evidenti, soprattutto quando l’azienda cresce o adotta modelli di lavoro ibrido.

Troppi accessi sullo stesso documento. Quando più persone modificano lo stesso file, aumentano gli errori: versioni duplicate, dati cancellati o modifiche non salvate correttamente.
Nessuna automazione. Ogni calcolo deve essere fatto a mano: ferie residue, ore di straordinario, permessi utilizzati. Anche solo preparare il report di fine mese può richiedere ore preziose.
Difficoltà di accesso da remoto. Se il file è salvato in locale, chi lavora in smart working non può accedervi. Anche quando è condiviso in cloud, non sempre è chiaro chi può modificarlo e in che modo.

In sintesi, più cresce l’azienda, più i limiti di Excel diventano un ostacolo per la gestione efficiente delle presenze.

Come migliorare l’uso del foglio presenze

Se non vuoi ancora passare a un software HR, ci sono alcuni accorgimenti per rendere più affidabile il foglio presenze:

Crea una legenda chiara con sigle semplici e condivise da tutti.
Blocca le celle chiave per evitare errori accidentali.
Usa i colori per distinguere ferie, malattie, permessi e smart working.
Nomina un responsabile per i controlli, così che il foglio venga aggiornato correttamente ogni giorno.

Questi piccoli accorgimenti aiutano, ma non eliminano i limiti strutturali del foglio presenze.

Dal registro manuale al software HR: il passo decisivo

Per molte aziende, arriva un momento in cui Excel non basta più. La crescita del team, l’introduzione dello smart working o l’aumento delle sedi operative rendono necessaria una soluzione più avanzata. È qui che entra in gioco il software HR.

Automazione e precisione. Un software elimina la necessità di aggiornamenti manuali. Le timbrature confluiscono in tempo reale in un registro centralizzato, evitando errori e contestazioni.
Richieste ferie e permessi digitali. Ogni dipendente può richiedere ferie o permessi direttamente dall’app. I manager approvano con un clic, e il calendario si aggiorna in automatico.
Accessibilità totale. Da PC, smartphone o tablet: i dati sono sempre accessibili e aggiornati, anche per chi lavora in smart working o da remoto.
Conformità normativa. Un software HR genera report conformi al Libro Unico del Lavoro (LUL) e archivia i dati secondo i requisiti del GDPR. In caso di ispezioni, l’azienda è già in regola.

Controllo presenze con Sesame HR

Tra i software HR disponibili, Sesame HR si distingue per la completezza e la semplicità di utilizzo. È una piattaforma che ha già aiutato aziende strutturate come Geos Group e Theory Holding a semplificare la gestione delle presenze e ridurre errori amministrativi.

Timbratura multicanale

App mobile con geolocalizzazione.
Pannello web direttamente da PC.
WhatsApp per timbrare in un clic.
Smartwatch per check-in veloce.

Dati centralizzati e aggiornati

Ogni timbratura viene registrata in tempo reale e confluisce in un registro centralizzato, eliminando la frammentazione tipica dei fogli Excel o dei documenti cartacei. Questo significa che non esistono più versioni duplicate o dati sparsi su diversi file: tutto è raccolto in un unico sistema accessibile e aggiornato.

Gestione completa

Ferie, permessi, straordinari e turni vengono gestiti in automatico, riducendo tempi di validazione e rischi di contestazioni.

Inoltre, ci sono i report pronti per il consulente del lavoro, dati protetti secondo GDPR e totale tracciabilità per eventuali ispezioni.

Scegliere Sesame

Il foglio presenze può ancora essere utile per piccole realtà, ma quando il team cresce o si adottano modalità di lavoro flessibili diventa un ostacolo. Troppi errori, nessuna automazione, poca sicurezza dei dati.

Passare a un software HR come Sesame HR significa:

Ridurre i tempi amministrativi.
Aumentare la precisione.
Migliorare la trasparenza con i dipendenti.

Vuoi scoprire come semplificare la gestione di ferie e assenze? Attiva subito la prova gratuita di Sesame HR e digitalizza la gestione delle presenze nella tua azienda.