28 de Agosto, 2025

Le ore di viaggio nel lavoro sono uno dei temi più discussi tra HR manager e datori di lavoro, perché non sempre è chiaro se e quando debbano essere considerate orario effettivo o straordinario. Una gestione errata può portare a buste paga sbagliate o contestazioni da parte dei dipendenti.

Capire come calcolare correttamente le ore di trasferta è fondamentale non solo per rispettare il tempo di lavoro, ma anche per mantenere un clima di fiducia e trasparenza all’interno dell’azienda.

In questo articolo vedremo cosa dice la legge, quali criteri seguire per distinguere tra tempo di viaggio e lavoro effettivo e come gli strumenti digitali possano semplificare la rilevazione presenze e l’archiviazione dei dati.

Normativa e linee guida

La gestione delle ore di viaggio nel lavoro è regolata da un insieme di normative italiane che hanno un obiettivo chiaro: garantire il rispetto dei diritti dei lavoratori e, allo stesso tempo, offrire alle aziende un quadro di riferimento per la corretta contabilizzazione delle ore.

In Italia, il D.Lgs. 66/2003 stabilisce i principi generali in materia di orario di lavoro: massimo 40 ore settimanali ordinarie, limite di 48 ore complessive con straordinari calcolati come media, diritto a 11 ore di riposo consecutivo ogni 24 ore e almeno 24 ore di riposo settimanale. Questi vincoli valgono anche per chi si sposta per motivi di lavoro.

A livello aziendale, molte decisioni dipendono dalle politiche interne e dai contratti collettivi. Alcuni prevedono che il tempo di viaggio durante l’orario ordinario sia sempre considerato lavoro effettivo, mentre quello al di fuori dell’orario standard possa essere compensato con straordinari o con riposi aggiuntivi.

In sintesi, la normativa offre cornici precise, ma lascia margini di interpretazione che rendono ancora più importante avere regole aziendali chiare e strumenti digitali che consentano di documentare ogni ora in modo trasparente e verificabile.

Come si registra una giornata di lavoro in viaggio?

Il rilevamento delle ore lavorative durante un viaggio è essenziale per garantire che il dipendente venga pagato correttamente. Per questo motivo, una gestione accurata delle ore permette monitorare la produttività.

Durante i viaggi, il dipendente deve registrare l’orario di lavoro. Le attività quotidiane devono essere segnate con precisione, senza eccezioni. Ad esempio, per un rappresentante di vendita, i viaggi sono parte integrante del lavoro e le ore devono essere contate come lavorative.

Utilizzo di strumenti di rilevazione mobile

Durante un viaggio di lavoro, i metodi tradizionali di timbratura in ufficio non sono applicabili. Per questo motivo, sempre più aziende scelgono strumenti digitali di rilevazione mobile, che permettono ai dipendenti di registrare l’orario in tempo reale ovunque si trovino.

Le app di rilevazione su smartphone o tablet consentono di segnare entrata, uscita e pause con un semplice clic, integrando anche la geolocalizzazione per certificare il luogo in cui avviene la timbratura. In alternativa, è possibile utilizzare portali web accessibili da remoto, così da garantire la registrazione anche in coworking, hotel o altre sedi esterne.

Questi strumenti non solo rendono più facile e veloce il processo, ma permettono all’HR di avere dati sempre aggiornati, riducendo al minimo errori e contestazioni.

Come si calcola l’orario di lavoro durante il viaggio di lavoro?

Ma quando un dipendente lascia l’ufficio per una riunione o per altri motivi, come si registrano le ore? E quando viaggia verso più destinazioni?

È importante sapere come tracciare correttamente il tempo in queste circostanze particolari, per conformarsi alle normative e adattare il software di monitoraggio del tempo.

Normative e politiche aziendali

Il calcolo dell’orario di lavoro durante i viaggi di lavoro deve essere conforme alle normative sul lavoro e alle politiche aziendali: è essenziale conoscere le leggi vigenti in materia di lavoro e trasferta, nonché le linee guida specifiche dell’azienda.

Tempo effettivo di lavoro

Le ore di viaggio devono essere registrate facendo fede alle leggi sul lavoro e, soprattutto, le politiche aziendali.

Ore effettive di lavoro: se il dipendente svolge attività lavorative durante il viaggio, queste ore devono essere registrate come lavoro.
Riunioni e incontri: le ore in riunioni o incontri con clienti sono ore lavorative.
Preparazione e follow-up: anche il tempo impiegato per preparare o seguire le attività legate al viaggio conta come orario di lavoro.

Tempo di viaggio

In certi casi, anche il tempo di viaggio può essere considerato come orario di lavoro. Vediamoli insieme:

Viaggio fuori dall’orario di lavoro. In questo caso dipende dalla politica dell’azienda, alcune offrono compensi o riposi aggiuntivi. É tutto soggettivo.

Viaggio durante l’orario di lavoro. Se il viaggio avviene durante l’orario normale di lavoro, viene considerato tempo di lavoro.

Calcolo degli straordinari

Se le ore di viaggio superano l’orario normale di lavoro, verranno automaticamente contate come straordinari.

Registro degli straordinari: I dipendenti devono registrare accuratamente tutte le ore straordinarie.
Compensazione: L’azienda seguirà la propria politica sugli straordinari, che può includere pagamenti extra o giorni di riposo.

Esempio pratico di calcolo

Immaginiamo un dipendente che lavora dalle 9:00 alle 18:00 e deve viaggiare. Il suo programma sarà:

Partenza: 7:00
Arrivo a destinazione: 10:00
Riunione: 10:30 – 12:30
Pranzo: 12:30 – 13:30
Riunione: 14:00 – 17:00
Ritorno: 17:30 – 20:30

In questo caso, le ore di lavoro includono:

Ore di riunione: 5 ore totali
Tempo di viaggio: 3 ore durante l’orario di lavoro

Totale ore lavorative: 8 ore.

Gestire le ore di viaggio con Sesame HR

Quando i dipendenti viaggiano per trasferte o riunioni, affidarsi a fogli Excel o registrazioni manuali non basta: il rischio di errori, contestazioni e perdita di dati è altissimo.

Sesame HR offre un sistema digitale pensato proprio per gestire in modo semplice e conforme le ore di viaggio nel lavoro, grazie a diverse modalità di timbratura e alla centralizzazione dei dati.

Tipi di timbrature disponibili

App mobile: i dipendenti possono registrare entrata, uscita e pause direttamente dal loro smartphone, con geolocalizzazione attiva per garantire trasparenza e conformità.
Pannello web: accesso da PC o tablet per chi lavora da remoto o in coworking, senza necessità di installare software aggiuntivi.
WhatsApp: timbratura rapida tramite messaggio, ideale per chi non vuole scaricare un’app dedicata.
Smartwatch: registro presenze direttamente dal polso, una soluzione pratica per chi si sposta spesso.

Benefici per HR e aziende

Grazie a queste modalità di timbratura, tutte le ore lavorative – incluse quelle di viaggio – vengono registrate in tempo reale e archiviate in un unico sistema sicuro, conforme al GDPR e pronto per eventuali controlli ispettivi. Questo consente di:

Eliminare errori manuali nei conteggi.
Calcolare automaticamente straordinari e trasferte, integrandoli con payroll e Libro Unico del Lavoro (LUL).
Aumentare la trasparenza verso i dipendenti, che possono verificare in autonomia le proprie timbrature.
Ridurre i tempi di gestione amministrativa, liberando risorse per attività a maggiore valore.

In poche parole, con Sesame puoi trasformare un processo fragile in un flusso digitale sicuro ed efficiente, garantendo a dipendenti e manager la tranquillità di una gestione corretta e verificabile anche fuori sede.

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