10 de Ottobre, 2024

Mantenere un corretto controllo del tempo in azienda ha molti vantaggi. Tra questi, sapere esattamente quante ore si ha lavorato, che si riflette poi nello stipendio da ricevere o da versare ai dipendenti.

La gestione efficace del tempo lavorativo è essenziale per qualsiasi azienda che desideri mantenere un ambiente di lavoro produttivo e conforme alle norme legali. Uno degli strumenti fondamentali per monitorare le ore lavorative dei dipendenti è il cartellino (“badge” in inglese).

Che cosa sono i cartellini?

Un cartellino è uno strumento utilizzato per monitorare e registrare l’orario di lavoro dei dipendenti di un’azienda. Il datore di lavoro lo utilizza per preparare le buste paga e tenere traccia di assenze e ritardi. Se un’azienda non dispone di un sistema di monitoraggio del tempo come Sesame HR per gestire semplicemente l’orario di lavoro dei dipendenti, esso verrà registrato sul cartellino.

Tradizionalmente, i cartellini erano fogli di carta o schede perforate che i dipendenti timbravano manualmente quando entravano e uscivano dal lavoro. Oggi, molte aziende utilizzano sistemi digitali per il rilevamento delle presenze, che velocizzano e facilitano questo processo, riducendo la possibilità di errori.

Tipi di cartellini

Cartellini manuali: Utilizzati nelle piccole aziende, richiedono ai dipendenti di segnare manualmente l’orario di entrata e uscita.
Cartellini a timbratura: I dipendenti timbrano il cartellino in un dispositivo di timbratura che ne registra l’orario.
Sistemi di rilevazione elettronica: Utilizzano badge magnetici, RFID o biometrici per registrare automaticamente gli orari di entrata e uscita.
Software di gestione delle presenze: Soluzioni digitali che consentono ai dipendenti di timbrare virtualmente tramite computer o dispositivi mobili.

Funzioni dei cartellini

Monitoraggio delle presenze: registrano le ore di lavoro dei dipendenti, compresi gli straordinari e le assenze.
Calcolo delle retribuzioni: forniscono dati precisi per il calcolo delle retribuzioni, inclusi gli straordinari.
Conformità legale: aiutano le aziende a rispettare le normative sul lavoro, garantendo che i dipendenti non lavorino più delle ore consentite.
Gestione delle risorse umane: offrono informazioni utili per la gestione delle risorse umane, come l’analisi delle presenze e la gestione delle ferie.

Esistono diversi tipi di cartellini, dai più semplici a quelli che contengono una ripartizione dettagliata delle attività di ciascun progetto. Questi ultimi possono essere utilizzati anche per altri scopi, come il calcolo dei costi di un progetto o la fattura di un cliente.

Il calcolatore di cartellini

Come abbiamo già menzionato, questo metodo ci permette di calcolare le ore lavorate e di conoscerne il compenso economico. Per calcolare un cartellino basterà seguire questi passaggi:

Aggiungere le ore di lavoro settimanali nel calcolatore. Ogni giorno della settimana ha la sua riga, basta aggiungere gli orari di entrata e di uscita di ogni giorno di lavoro e quelli di inizio e di fine di ogni pausa.

Una volta inseriti tutti i dati, in fondo compariranno le informazioni sulla remunerazione da percepire. Verrano seguiti diversi parametri:

2.1. Arrotondamento: consente di arrotondare il tempo (è un’opzione che si può disabilitare).

2.2. Calcolare gli straordinari: è possibile impostare il numero di ore a partire dalle quali gli straordinari inizieranno a essere considerati.

2.3. Tariffa base: in questa casella è necessario inserire la tariffa che si guadagna all’ora.

2.4. Tariffa straordinari: molte aziende pagano l’ora e mezza per le ore lavorate oltre le 40 ore settimanali. Basterà inserire la tariffa straordinari a seconda della politica di pagamento dell’azienda.

Questo strumento automatizza il processo di calcolo delle ore lavorative e viene spesso integrato in un software di gestione delle presenze. Può essere più o meno complesso, ma i principi di base generali che segue sono sempre più o meno gli stessi.

Raccolta dei dati

Il primo passo per il funzionamento di un calcolatore di cartellini è la raccolta dei dati di presenza. Questo può avvenire in vari modi:

Timbrare manualmente: i dipendenti timbrano manualmente l’orario di entrata e uscita.
Badge magnetici o RFID: i dipendenti utilizzano un badge per registrare automaticamente l’orario.
Rilevamento biometrico: i dipendenti utilizzano impronte digitali o riconoscimento facciale per registrare l’orario.
Timbratura virtuale: i dipendenti registrano l’orario tramite un’app o un portale web.

Calcolo delle ore lavorative

Una volta raccolti i dati, il calcolatore di cartellini processa queste informazioni per calcolare le ore lavorative settimanali. Questo processo può includere:

Determinazione dell’orario di lavoro: il calcolatore identifica gli orari di entrata e uscita e calcola il tempo totale lavorato.
Calcolo delle pause: deduce le pause obbligatorie (come la pausa pranzo) dal totale delle ore lavorate.
Straordinari: identifica e calcola le ore di straordinario basate sulle politiche aziendali o sui contratti di lavoro.
Assenze e ritardi: registra e calcola le ore di assenza o ritardo e le eventuali giustificazioni.

Generazione dei report

Il calcolatore di cartellini genera report dettagliati che possono essere utilizzati per varie finalità, come:

Elaborazione delle buste paga: fornisce dati precisi sulle ore lavorate per il calcolo delle retribuzioni.
Analisi delle presenze: aiuta a monitorare la puntualità e la presenza dei dipendenti.
Gestione delle risorse umane: fornisce informazioni per l’analisi delle tendenze di presenza e per la pianificazione delle risorse umane.

Integrazione con altri sistemi

I calcolatori di cartellini moderni spesso si integrano con altri sistemi aziendali, come il software per le buste paga, il gestionale delle risorse umane (HRMS) e i sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP). Questo permette un flusso di dati senza interruzioni e riduce la possibilità di errori manuali.

Benefici di un calcolatore di cartellini

Precisione: elimina gli errori manuali e garantisce il calcolo accurato delle ore lavorative.
Efficienza: automatizza il processo di rilevazione delle presenze e il calcolo delle ore, riducendo il carico di lavoro amministrativo.
Trasparenza: fornisce un registro trasparente delle ore lavorate, che può essere consultato sia dai dipendenti che dai manager.
Conformità: aiuta le aziende a rispettare le normative sul lavoro e a evitare sanzioni per il mancato rispetto delle leggi in merito.

Con tutti i dati inseriti nel calcolatore del cartellino si potrà vedere facilmente il calcolo dei guadagni settimanali. Semplice, vero?

Professionista con oltre 20 anni di esperienza in diverse aree delle Risorse Umane (selezione, formazione, prevenzione dei rischi, gestione del personale). Esperienza nel reparto gestione: ampia visione del business e delle risorse umane.

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cristina martin

HR Content Specialist