25 de Agosto, 2025

Sono le 9:00 di mattina e il tuo team non è in ufficio: ognuno lavora da casa, in coworking o magari in trasferta. Lo smart working ha reso l’organizzazione più flessibile, ma ha complicato una delle attività più delicate: registrare correttamente le presenze.

Senza un sistema adeguato, il rischio è evidente: straordinari dimenticati, pause non tracciate, dati sparsi in Excel o email. Il risultato? Errori in busta paga, contestazioni da parte dei dipendenti e perdita di tempo per HR e amministrazione.

Il foglio presenze nello smart working non è solo un obbligo normativo: è uno strumento strategico per creare fiducia e trasparenza tra azienda e collaboratori. Con la giusta soluzione digitale di controllo orario, puoi eliminare gli errori, avere dati sempre aggiornati e garantire processi chiari e conformi alla legge.

In questo articolo vedremo come gestire al meglio il foglio presenze a distanza, quali rischi evitare e perché la digitalizzazione è la chiave per uno smart working davvero sostenibile.

L’impatto del foglio presenze a distanza

Il passaggio allo smart working ha rivoluzionato il modo di lavorare, ma non ha eliminato la necessità di monitorare correttamente le ore di attività. Anzi, in un contesto senza ufficio fisico, il foglio presenze diventa ancora più centrale.

Trasparenza e fiducia reciproca. Con i team distribuiti, avere un registro chiaro delle ore lavorate riduce incomprensioni e contestazioni, rafforzando la fiducia tra dipendenti e azienda.
Paghe corrette e meno errori. Un foglio presenze preciso è la base per stipendi senza errori, soprattutto nella gestione di straordinari, ferie e permessi. In smart working, l’assenza di controlli fisici aumenta il rischio di dimenticanze: digitalizzare è l’unico modo per garantire dati affidabili.
Conformità normativa. Anche da remoto le aziende devono rispettare l’obbligo di registrare orari e assenze e integrarli nel Libro Unico del Lavoro (LUL).
Migliore organizzazione interna. Con dati raccolti in tempo reale, HR e manager hanno una visione immediata della disponibilità dei collaboratori e possono pianificare turni e attività in modo più efficace.

In sintesi, nello smart working il foglio presenze non è solo un documento formale: è uno strumento che assicura equilibrio, trasparenza e compliance in un ambiente di lavoro sempre più flessibile.

Perché il foglio presenze è obbligatorio anche da remoto?

Lo smart working ha reso il lavoro più flessibile, ma non ha cancellato gli obblighi legali legati alla registrazione delle ore lavorative. Il foglio presenze, infatti, resta un documento fondamentale sia per il dipendente sia per il datore di lavoro, perché garantisce diritti, doveri e trasparenza reciproca.

1. Tutela del lavoratore

Retribuzione corretta: con un registro ufficiale delle ore, ogni straordinario o maggiorazione viene tracciato e riconosciuto.
Diritto al riposo e disconnessione: delimitare inizio e fine giornata riduce il rischio di burnout e assicura il rispetto delle 11 ore minime di riposo.
Copertura assicurativa (INAIL): in caso di infortunio in casa, il registro presenze è la prova che l’evento è avvenuto durante l’orario di lavoro.
Trasparenza e prove legali: in caso di controversia, il foglio presenze è un documento oggettivo a cui entrambe le parti possono fare riferimento.

2. Obblighi del datore di lavoro

Sistema oggettivo e affidabile: la sentenza della Corte di Giustizia UE (C-55/18) e il D.Lgs. 66/2003 impongono alle aziende di registrare le ore di lavoro con un metodo verificabile, valido sia in sede che da remoto.
Correttezza delle buste paga: senza un registro preciso, HR rischia errori nel calcolo di ferie, permessi e contributi.
Equità di trattamento: la legge sul Lavoro Agile (n. 81/2017) stabilisce che i lavoratori da remoto hanno diritto alle stesse tutele e condizioni dei colleghi in ufficio, compresa la rilevazione presenze.

Misurazione, non controllo

È importante chiarire che la legge richiede la misurazione dell’orario di lavoro, non un controllo invasivo dell’attività svolta. Un software di timbratura deve registrare solo l’inizio e la fine della giornata, senza monitorare cosa fa il dipendente minuto per minuto.

In conclusione, il foglio presenze nello smart working non è uno strumento di sorveglianza, ma un fondamento legale e organizzativo che tutela i diritti dei dipendenti e garantisce alle aziende la conformità normativa.

Errori comuni nella gestione delle presenze via remoto

Molte imprese, pur essendo consapevoli degli obblighi, commettono ancora errori piuttosto frequenti nella gestione delle presenze in smart working. Vediamo i tre più tipici:

Ignorare le presenze da remoto. Pensare che il lavoro a distanza non debba essere tracciato è un errore. I lavoratori agili vanno monitorati con la stessa attenzione di chi è in sede.
Non registrare le pause. La pausa pranzo, ad esempio, non rientra nell’orario di lavoro e deve essere segnalata correttamente. In caso contrario, si rischiano discrepanze nella rendicontazione delle ore.
Mancanza di accesso rapido ai dati. In caso di controlli, è fondamentale avere un sistema che permetta di recuperare velocemente un registro presenze aggiornato.

Una questione di benessere

Oltre agli aspetti normativi, c’è un’altra faccia della medaglia: la gestione delle presenze da remoto ha un impatto diretto sul benessere e la produttività del team. Vediamo perché:

Mancanza di visibilità. Chi coordina il team rischia di perdere il polso della situazione: senza dati oggettivi, è difficile capire come vengono distribuiti tempi e carichi di lavoro.
Sovraccarico di lavoro. Senza riferimenti chiari, alcuni dipendenti tendono a lavorare troppo e senza pause reali. Questo alla lunga può portare a stress e burnout.
Rischio di superare i limiti di orario. Senza una tracciatura precisa, diventa difficile garantire il rispetto del diritto alla disconnessione e dei limiti di legge.
Perdita di senso di appartenenza. Un sistema di rilevazione condiviso aiuta a mantenere un senso di responsabilità e di partecipazione alla vita aziendale, anche a distanza.

Foglio presenze da remoto con Sesame HR

Gestire correttamente il foglio presenze da remoto è una delle sfide principali dello smart working. Senza strumenti adeguati, HR e manager rischiano di perdere visibilità sul lavoro quotidiano, con conseguenze in termini di errori, contestazioni e mancata conformità normativa.

Con Sesame HR questo problema viene superato grazie a un sistema digitale pensato per adattarsi al lavoro distribuito e flessibile. La piattaforma permette di:

Registrare le presenze in modo multicanale, attraverso pannello web, app mobile con geolocalizzazione e modalità offline, smartwatch o persino WhatsApp.
Centralizzare tutte le timbrature in tempo reale, garantendo dati sempre aggiornati e riducendo il rischio di errori o dimenticanze.
Integrare automaticamente il foglio presenze nel Libro Unico del Lavoro (LUL), rendendo la documentazione pronta per l’elaborazione delle buste paga e gli audit.
Assicurare trasparenza verso i dipendenti, che possono verificare in autonomia le proprie timbrature e ridurre le possibilità di contestazioni.
Garantire piena conformità normativa, rispettando gli obblighi previsti dal D.Lgs. 66/2003, dalla legge sul Lavoro Agile (n. 81/2017) e dal GDPR sulla protezione dei dati.

Non a caso, aziende come hlpy e MagikBike hanno scelto Sesame per gestire le presenze: realtà moderne che puntano su trasparenza, efficienza e conformità, evitando i limiti dei sistemi tradizionali.

Con Sesame HR il foglio presenze da remoto non è più un documento complicato da aggiornare, ma uno strumento strategico di efficienza e fiducia, capace di semplificare il lavoro quotidiano e rafforzare il rapporto tra azienda e dipendenti.

Vuoi vedere come funziona in pratica? Inizia oggi la tua prova gratuita e scopri quanto è facile trasformare la gestione delle presenze con Sesame HR.