3 de Febbraio, 2025

La gestione della fattura elettronica sta diventando sempre più complessa, soprattutto quando si tratta di operazioni con un soggetto estero. Dal 2025, nuove normative e aggiornamenti tecnici impongono alle aziende di adeguarsi a un sistema sempre più digitalizzato e regolamentato. Se la tua impresa opera con clienti o fornitori fuori dall’Italia, è fondamentale conoscere le regole sulla fattura elettronica per soggetto estero per evitare errori e garantire la conformità fiscale.

In questo articolo vedremo come emettere correttamente una fattura elettronica per un soggetto estero, chi è esonerato nel 2025, le ultime novità normative e gli strumenti migliori per semplificare la gestione documentale.

Emettere una fattura elettronica per un soggetto estero

Se devi emettere una fattura elettronica verso un cliente o un fornitore estero, devi seguire alcuni passaggi chiave per evitare errori e garantire la correttezza della documentazione fiscale. Vediamoli.

Passaggi fondamentali

Gli step da seguire sono:

Identificare il tipo di destinatario. Se il soggetto estero è un’azienda, è necessario ottenere il suo numero di identificazione fiscale o partita IVA internazionale. Se si tratta invece di un privato, i dati richiesti possono variare in base alla normativa del Paese di destinazione.
Determinare il trattamento fiscale. Alcune operazioni potrebbero essere esenti IVA o soggette al reverse charge, o inversione contabile. In caso di vendite intracomunitarie, è necessario verificare se il cliente è iscritto al VIES (VAT Information Exchange System).
Compilare correttamente la fattura. La fattura elettronica deve includere: dati completi del fornitore e del cliente, numero identificativo univoco, descrizione dettagliata dei beni o servizi venduti, totale importo dovuto, con specifica di IVA o esenzione.
Trasmettere la fattura. Per le operazioni con soggetti esteri, la fattura elettronica non passa attraverso il sistema di interscambio (SdI), ma deve essere inviata direttamente al destinatario nel formato richiesto dal Paese di riferimento. In parallelo, le operazioni devono essere comunicate all’Agenzia delle Entrate tramite il “Esterometro” o con l’invio di un file XML al SdI con codice destinatario “XXXXXXX”.
Conservare la fattura secondo la normativa. La fattura elettronica deve essere archiviata digitalmente per almeno 10 anni in conformità alle regole di conservazione sostitutiva.

Chi è esonerato dalla fattura elettronica nel 2025?

Anche nel 2025, alcune categorie di soggetti non sono obbligate a emettere fatture elettroniche.

Categorie esonerate

Sono:

Aziende e professionisti non residenti senza una stabile attività in Italia.
Operatori che effettuano operazioni rilevanti ai fini IVA in un altro Stato membro dell’UE.
Settori particolari, come alcuni agricoltori e pescatori con regime speciale.
Microimprese e professionisti con fatturato inferiore a 25.000 euro annui (salvo nuove disposizioni).

Se rientri in una di queste categorie, non sei obbligato all’emissione della fattura elettronica. Comunque, digitalizzare il processo può aiutarti a semplificare la gestione amministrativa e a ridurre il rischio di errori.

Novità sulle fatture estere nel 2025: cosa cambia?

Ogni anno, le normative fiscali si aggiornano per migliorare la trasparenza e la digitalizzazione. Nel 2025, sono previste diverse novità che impatteranno la gestione delle fatture elettroniche per soggetti esteri.

Le principali novità

Le novità in questione per quest’anno sono:

Maggiore interoperabilità tra i sistemi di fatturazione elettronica internazionali.
Obbligo di utilizzo di nuovi codici identificativi per le aziende non residenti.
Abolizione definitiva dell’esterometro, con obbligo di trasmissione dati esclusivamente tramite SdI.
Maggiori controlli fiscali e tracciabilità delle operazioni estere.

Tutto questo impone alle aziende di adeguarsi a strumenti digitali più avanzati per garantire trasparenza, velocità e conformità fiscale.

Come gestire una fattura estera

Se la tua azienda riceve una fattura elettronica da un fornitore estero, è essenziale verificarne la validità e registrarla correttamente.

Checklist di verifica

Per essere sicuri che sia tutto ok, è opportuno:

Controllare i dati del fornitore (nome, indirizzo, partita IVA o identificativo fiscale).
Assicurarsi che la fattura contenga tutti gli elementi obbligatori.
Determinare se è necessario applicare il meccanismo di inversione contabile (reverse charge).
Registrare la fattura nel sistema contabile e conservarla digitalmente.

Automatizzare questi processi con un software gestionale può ridurre il rischio di errori e rendere il flusso di lavoro più efficiente.

Digitalizzazione: il futuro delle aziende

L’evoluzione delle normative fiscali dimostra quanto sia importante per le imprese adottare strumenti digitali per la gestione amministrativa e contabile. Un software gestionale consente di:

Automatizzare la creazione e l’invio delle fatture elettroniche.
Evitare errori grazie alla compilazione guidata e ai controlli automatici.
Archiviare e gestire digitalmente le fatture nel rispetto delle normative.
Garantire la conformità fiscale senza dover ricorrere a controlli manuali.

Uno degli strumenti più avanzati per semplificare la gestione delle risorse umane e delle fatture elettroniche è Sesame HR.

Gestire la fattura elettronica con Sesame HR

Sesame HR è una piattaforma innovativa che offre strumenti avanzati per la gestione aziendale, compresa la fatturazione elettronica per soggetti esteri.

Funzionalità principali per la fattura elettronica

Sono:

Emissione e ricezione di fatture elettroniche conformi alle normative fiscali.
Automazione della compilazione e dell’invio, riducendo il margine di errore.
Integrazione con i principali sistemi contabili e fiscali.
Archiviazione digitale sicura delle fatture per una gestione più organizzata.
Gestione delle operazioni con soggetti esteri nel rispetto delle regole IVA internazionali.

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