25 de Agosto, 2025

Ogni mese la gestione del foglio presenze porta con sé lo stesso rischio: errori nei conteggi, straordinari dimenticati, assenze registrate male o dati incompleti da ricontrollare più volte. Il risultato? Perdita di tempo e contestazioni da parte dei dipendenti.

Il problema nasce dal fatto che, troppo spesso, le presenze vengono ancora gestite con fogli Excel o procedure manuali, difficili da aggiornare e poco scalabili. Quando i dati non sono centralizzati, diventa complicato preparare buste paga corrette, rispettare i contratti collettivi e garantire la trasparenza necessaria per evitare conflitti interni.

La buona notizia è che oggi esistono strumenti digitali che permettono di automatizzare l’intero processo: dalle timbrature al calcolo del foglio presenze, fino all’integrazione con payroll e report.

In questo articolo vedremo quali sono gli errori più comuni, cosa dice la normativa italiana e come una soluzione digitale, como la funzionalità di controllo orario di Sesame, può semplificare il lavoro quotidiano, garantendo efficienza e conformità legale.

Cos’è il foglio delle presenze?

Il foglio presenze è un documento utilizzato dalle aziende italiane per registrare la presenza e l’orario di lavoro dei dipendenti, facilitando la gestione della carica lavorativa.

In passato, quando ci si riferiva al foglio presenze dei dipendenti, si indicava un documento cartaceo atto esclusivamente a tracciare gli orari di ingresso e uscita.

Oggi, invece, questo report risulta utile per moltissimi altri aspetti, poiché dal risultato dei parametri presi in esame dipendono il salario da pagare ai dipendenti, i contributi da versare all’INPS, le quote destinate al tredicesima, quattordicesima e TFR.

La struttura del foglio presenze lavoro

Il foglio presenze ha un formato specifico: orizzontale, con determinati campi predefiniti. Sta a te decidere, in base alle tue necessità, se ti è più utile creare un unico foglio presenze giornaliero per tutti i lavoratori, oppure un foglio presenze mensile per ogni singolo dipendente.

Le informazioni che proprio non possono mancare per avere un foglio presenze fatto come si deve sono:

Il nome dell’azienda.
Nome e cognome del dipendente (o dei dipendenti, se usi il foglio unico).
L’anno di riferimento.
Giorni lavorati.
Orari di entrata ed uscita.
Assenze (specificando se per malattia, ferie, permessi, ecc.).
Straordinari.
Il giorno o il mese a cui si riferisce, a seconda del tipo di foglio che scegli di creare.

Ovviamente, puoi aggiungere anche altre sezioni, se la tua azienda lo necessita. Ad esempio, il campo per la firma del dipendente o della persona incaricata di controllare le presenze.

Obiettivo e vantaggi del documento

Questo documento apporta importanti benefici alle aziende, soprattutto nei seguenti aspetti:

Conformità legale. Questo report aiuta a rispettare la normativa del lavoro italiana e facilita eventuali ispezioni o audit.
Elaborazione delle buste paga. Si può dire che costituisce la base per il calcolo degli stipendi, dato che considera le ore lavorate, gli straordinari, bonus o trattenute. È un documento completo, fatto e finito, che le aziende possono inviare direttamente al proprio consulente del lavoro.
Gestione interna. Permette di monitorare la presenza dei dipendenti in maniera precisa e di ottimizzare la gestione delle risorse.

3 motivi per mantenere il report aggiornato e preciso

Quando scegli di adottare il foglio presenze lavoro all’interno della tua azienda, è fondamentale che le informazioni siano sempre corrette, aggiornate e facilmente leggibili.

Una compilazione approssimativa può causare non pochi problemi, sia a livello amministrativo che nella relazione con i dipendenti. Ecco tre motivi per cui curare al massimo il report fa la differenza:

È la base per una busta paga corretta. Il foglio presenze contiene tutte le informazioni essenziali del lavoratore, per cui ogni voce può influire direttamente sullo stipendio. Un dato mancante o sbagliato può portare a calcoli errati e, di conseguenza, a malumori o discussioni.
Favorisce un rapporto trasparente con il personale. Se il foglio presenze è chiaro e facilmente accessibile, anche i dipendenti potranno verificarne il contenuto, confrontarlo con la propria busta paga e segnalare eventuali incongruenze. Ciò contribuisce a creare un clima di fiducia e collaborazione reciproca.
Permette di ottimizzare l’organizzazione interna. Un archivio curato consente di analizzare con facilità il flusso delle presenze in azienda. In sostanza, è uno strumento utile anche per migliorare la pianificazione del lavoro.

Tipologie di foglio presenze

Foglio presenze cartaceo

Purtroppo, è risaputo che alcuni compiti in Italia si svolgono ancora a carta e penna. Una delle opzioni più semplici e familiari è, infatti, quella di usare un foglio presenze dipendenti cartaceo, scaricabile online in formato PDF o editabile. Scegli il modello più adatto, scaricalo, personalizzalo e consegnalo ai dipendenti (o ai responsabili) per la compilazione manuale di presenze ed assenze. i dati andranno poi trascritti e inviati al consulente del lavoro.

È una soluzione economica ma poco efficiente: la trascrizione richiede tempo ed è facile incorrere in errori. Inoltre, le calligrafie sono difficili da decifrare.

Foglio presenze in Word

Un’alternativa più comoda al cartaceo è usare Word o un programma simile. Anche in questo caso, si parte da un modello scaricabile gratuitamente, da personalizzare e condividere poi con i dipendenti per la compilazione digitale.

I dati risultano più leggibili e si evitano gli errori legati alla scrittura a mano, oltre al fatto che è possibile inserire formule base per i calcoli. Nonostante ciò, la gestione delle tabelle può diventare complicata, specie con grandi volumi di dati, per cui il margine di errore rimane.

Foglio presenze in Excel

Excel è una delle soluzioni più complete per gestire le presenze. Online si trovano modelli comodi già pronti, suddivisi per tipo di attività o periodo.

Una volta scaricato il file, si possono personalizzare formule e filtri, condividerlo con il team e raccogliere i dati in modo ordinato. I calcoli avvengono in automatico e il margine d’errore si riduce drasticamente.

Tuttavia, questa opzione richiede dimestichezza con i fogli di calcolo per essere utilizzato al meglio.

Il foglio presenze digitale

Passare a un sistema digitale può sembrare un investimento iniziale importante, ma i vantaggi che ottieni nel tempo lo rendono estremamente conveniente. Non solo elimini gli errori tipici della gestione manuale, ma ottimizzi anche le operazioni quotidiane, risparmi tempo e semplifichi il lavoro di tutto il team HR.

Con un sistema digitale, puoi monitorare le presenze in tempo reale, automatizzare molte attività e ottenere dati sempre precisi per analisi e report delle HR. È un modo per migliorare l’efficienza e garantire una gestione trasparente e senza intoppi.

Foglio presenze cartaceo vs. foglio presenze digitale

Per anni molte aziende hanno utilizzato il foglio presenze cartaceo: un modello stampato, consegnato ai responsabili o ai dipendenti e compilato manualmente giorno dopo giorno. È una soluzione familiare ed economica, ma porta con sé limiti evidenti:

Errori frequenti: calligrafie poco leggibili, dati mancanti, ore calcolate in modo errato.
Ritardi operativi: le informazioni devono essere trascritte e ricontrollate più volte prima di arrivare al consulente del lavoro.
Scarsa affidabilità legale: un documento compilato a mano è più esposto a contestazioni e rende difficile dimostrare la conformità in caso di ispezione.
Mancanza di scalabilità: quando il numero di dipendenti o di sedi cresce, la gestione manuale diventa ingestibile.

Il foglio presenze digitale, invece, rappresenta oggi la soluzione ideale per garantire efficienza e compliance:

Automazione completa: le timbrature confluiscono in tempo reale nel sistema, senza bisogno di trascrizioni manuali.
Precisione dei dati: ingressi, uscite, assenze e straordinari vengono registrati in automatico, riducendo al minimo errori o dimenticanze.
Conformità normativa: il foglio presenze digitale è pronto per essere integrato nel Libro Unico del Lavoro (LUL), facilitando audit e controlli ispettivi.
Trasparenza per i dipendenti: ogni collaboratore può consultare le proprie timbrature e verificare la coerenza con la busta paga, riducendo conflitti e incomprensioni.
Scalabilità e controllo: anche con più sedi o team in smart working, HR e manager hanno una visione unificata e centralizzata.

In sintesi: il foglio cartaceo può sembrare una scelta economica, ma nel tempo genera costi nascosti, rischi e inefficienze. Passare al digitale significa garantire conformità, risparmio di tempo e trasparenza per tutta l’organizzazione.

Per rendere più chiaro il confronto tra gestione cartacea e digitale del foglio presenze, ecco una tabella riassuntiva:

Aspetto	Foglio presenze cartaceo	Foglio presenze digitale
Gestione dati	Compilazione manuale, soggetta a errori	Registrazione automatica e centralizzata
Tempo richiesto	Alto: trascrizioni e controlli multipli	Basso: dati disponibili in tempo reale
Conformità normativa	Difficile da dimostrare in caso di ispezione	Integrato nel LUL, conforme a normativa e GDPR
Trasparenza	Limitata, difficile accesso ai dipendenti	Accesso immediato per HR e collaboratori
Scalabilità	Gestione complessa con più sedi o reparti	Facile da estendere a team distribuiti e smart working
Affidabilità	Rischio di contestazioni e malintesi	Dati precisi, verificabili e a prova di audit

Come funziona un’app per la gestione delle presenze

Un’app per la timbratura delle presenze, come Sesame HR, semplifica il processo e lo rende accessibile ovunque. Ecco come funziona:

Registrazione. I dipendenti accedono all’app con le loro credenziali uniche e personali.
Rilevazione automatica. L’app registra automaticamente l’orario di inizio e fine lavoro. Non serve compilare manualmente nessun modulo
Accesso ai dati. I responsabili HR possono consultare tutti i dati raccolti in tempo reale, da qualsiasi dispositivo connesso a internet, che sia smartphone, tablet o pc.

I vantaggi di un’app per le presenze

Digitalizzare il foglio presenze con un’app porta con sé numerosi benefici:

Maggior efficienza. I processi manuali vengono automatizzati, risparmiando tempo e risorse.
Dati sempre precisi. Hai sempre un quadro chiaro e affidabile delle ore lavorate.
Accessibilità. Puoi controllare tutto ovunque ti trovi, basta una connessione internet.
Accuratezza dei dati. Eliminando la registrazione manuale, riduci al minimo gli errori
Risparmio di tempo. I dati vengono raccolti automaticamente, permettendo di risparmiare tempo prezioso per altre attività.
Analisi dettagliate. Puoi generare report e avere sempre una panoramica chiara delle presenze del tuo personale.

È evidentre che quest’ultima soluzione sia la più comoda e conveniente. Il processo è semplice, veloce e fluido, e il supporto tecnologico è costante per cui non ti sentirai mai abbandonato! Ti presentiamo il software delle risorse umane che si distingue nello sviluppo di questa funzionalità: Sesame HR.

Gestione delle presenze digitale con Sesame HR

Come abbiamo visto, uno dei principali ostacoli nella gestione del foglio presenze è garantire dati corretti, aggiornati e conformi alla normativa italiana. Errori manuali, fogli Excel disallineati o processi frammentati generano ritardi, contestazioni e rischi legali.

Tuttavia, con Sesame HR elimini queste criticità e trasformi la rilevazione presenze in un processo semplice e sicuro. La piattaforma ti permette di:

Automatizzare la registrazione delle ore di lavoro, riducendo errori e duplicazioni.
Monitorare in tempo reale ingressi, uscite, ferie e straordinari, con dati centralizzati e sempre verificabili.
Generare report dettagliati e conformi, pronti per l’elaborazione del Libro Unico del Lavoro (LUL) e per le buste paga.
Gestire richieste di permessi e assenze in un unico sistema, senza procedure manuali dispersive.

Grazie a un approccio digitale, Sesame garantisce efficienza operativa, trasparenza verso i dipendenti e soprattutto la certezza di essere sempre in linea con gli standard normativi italiani ed europei.

Scopri come digitalizzare il foglio presenze con Sesame HR e riduci al minimo rischi, costi nascosti e complessità amministrative.

FAQ sul foglio presenze

1. Il foglio presenze è obbligatorio in Italia?

Sì. Ogni azienda è tenuta a registrare orari di entrata, uscita, assenze e straordinari dei dipendenti. Questi dati devono confluire nel Libro Unico del Lavoro (LUL) e restare disponibili in caso di ispezione.

2. Quali sono i modi di prendere la presenza con una piattaforma come Sesame HR?

Sesame offre diverse modalità flessibili di rilevazione presenze:

Panel web: timbratura direttamente da computer, senza installare software aggiuntivi.
App mobile: registra inizio e fine turno da smartphone, con geolocalizzazione e modalità offline.
WhatsApp: timbratura di entrata, pausa e uscita con un semplice messaggio.
Smartwatch: registra orari dal tuo dispositivo indossabile, con rilevazione della posizione.

3. Per quanto tempo va conservato il foglio presenze?

I registri devono essere conservati per almeno 5 anni, come previsto dalla normativa sul lavoro e dal Codice Civile, per garantire la possibilità di verifiche fiscali e previdenziali.

4. Quali sono i rischi di un foglio presenze compilato in modo errato?

Un documento incompleto o scorretto può portare a errori in busta paga o contestazioni da parte dei dipendenti.

5. Quali vantaggi offre un foglio presenze digitale rispetto a uno cartaceo?

Un sistema digitale riduce al minimo gli errori manuali, centralizza i dati, automatizza report e buste paga, facilita la conformità normativa e garantisce maggiore trasparenza sia per HR che per i dipendenti.