2 de Aprile, 2025

Nel dipartimento delle risorse umane, mantenere organizzate tutte le informazioni è una priorità. Ciò può diventare molto più semplice utilizzando un modello di database dei dipendenti. Questo modello è ideale per quei professionisti che cercano di avere tutte le informazioni in un documento al quale possono ricorrere quando necessario, e anche per quelle piccole imprese che non dispongono di software dedicati a queste gestioni, come Sesame HR. Un modello di database dei dipendenti ben progettato può essere uno strumento fondamentale per organizzare e accedere rapidamente alle informazioni pertinenti sul personale.

Il modello di database dei dipendenti

Questo database dei dipendenti in Excel permette di registrare tutti i dati personali e di interesse dei dipendenti. Questo facilita moltissimo le recenti incorporazioni. Memorizzare tutti i dati in un database in Excel facilita molto la loro localizzazione quando sorge la necessità di consultare alcuni dei dati.

Introduzione al modello di database dei dipendenti

Un database dei dipendenti è un sistema organizzato che consente di memorizzare, gestire e accedere a tutte le informazioni pertinenti sui dipendenti di un’azienda. Per le PMI, un modello di Excel può essere una soluzione pratica ed accessibile per mantenere queste informazioni in forma strutturata e facilmente accessibile. Di seguito è descritto come funziona questo modello e come può essere implementato in una PMI.

Struttura del modello di database

Il modello di database dei dipendenti deve essere organizzato in modo che sia facile da usare e consenta un accesso rapido alle informazioni. Di seguito si descrive la struttura di base del modello, incluse le principali sezioni e i dati che dovrebbero contenere. Perché un database dei dipendenti sia efficiente, deve contenere una serie di dati. Vediamoli.

Informazioni di base del dipendente

Sono le seguenti:

Numero del dipendente
Data di entrata
Nome
Cognomi
Data di nascita
Numero di previdenza sociale
Indirizzo
E-mail
Telefono
Persona di contatto (dati personali del dipendente)

Informazioni lavorative

Includono dettagli sulla posizione e le condizioni di lavoro del dipendente.

Data di assunzione. La data in cui il dipendente è stato assunto.
Posizione lavorativa. La posizione o il titolo del dipendente all’interno dell’azienda.
Dipartimento. Il dipartimento in cui lavora il dipendente.
Tipo di contratto. A tempo determinato, a tempo indeterminato, a ore, ecc.
Salario. La retribuzione del dipendente.
Orario di lavoro. Ore e giorni di lavoro assegnati.

Formazione e sviluppo

Registra la formazione accademica e professionale del dipendente, così come i corsi e le certificazioni ottenute.

Formazione accademica. Titoli e certificazioni accademiche.
Corsi e formazioni. Corsi e formazioni effettuate.
Certificazioni. Certificazioni professionali ottenute.
Lingue. Lingue parlate dal dipendente e il suo livello di competenza.

Valutazioni delle prestazioni

Registra le valutazioni del personale, compreso il feedback, gli obiettivi e i risultati.

Data di valutazione. Data della valutazione delle prestazioni.
Valutatore. Persona che ha effettuato la valutazione.
Commenti. Feedback e osservazioni del valutatore.
Punteggio. Punteggio o valutazione della valutazione.
Obiettivi. Obiettivi stabiliti per il dipendente.
Risultati. Risultati raggiunti dal dipendente.

Assenze e permessi

Registra le assenze, i permessi e le vacanze del dipendente.

Data di inizio. Data di inizio dell’assenza o del permesso.
Data di fine. Data di fine dell’assenza o del permesso.
Tipo di assenza. Vacanze, malattie, permessi, ecc.
Commenti. Osservazioni o dettagli aggiuntivi.

Funzionalità del modello di database

Il modello di base di dati del personale deve includere funzionalità che facilitino la gestione delle informazioni e la generazione di report. Di seguito vengono descritte alcune delle principali funzionalità.

Ricerca e filtraggio

Il modello dovrebbe permettere di cercare e filtrare le informazioni dei dipendenti in modo efficiente. Questo può essere ottenuto utilizzando le funzioni di filtro e ricerca di Excel, che permettono di trovare rapidamente le informazioni pertinenti.

Formule e calcoli automatici

Il modello può includere formule e calcoli automatici per facilitare la gestione dei dati. Ad esempio, può calcolare automaticamente l’anzianità del dipendente nell’azienda, il totale dei giorni di ferie disponibili o il salario accumulato.

Generazione di report

Il modello dovrebbe permettere la generazione di report personalizzati, come report di assenze, valutazioni delle prestazioni, formazione e sviluppo, ecc. Questo può essere ottenuto utilizzando tabelle pivot e grafici in Excel.

Sicurezza e protezione dei dati

La sicurezza dei dati è fondamentale, soprattutto quando si gestiscono informazioni personali e sensibili. Il modello dev’essere protetto con password e avere permessi di accesso limitati per garantire che solo il personale autorizzato possa accedere e modificare le informazioni.

Come applicare il modello di database in una PMI

Progettazione del modello

Il primo passo è progettare il modello di base di dati in Excel. Questo implica la creazione delle diverse fogli di lavoro per ogni sezione (informazioni di base, informazioni sul lavoro, formazione e sviluppo, valutazioni delle prestazioni, assenze e permessi) e la definizione delle colonne e delle celle necessarie per ogni tipo di informazione.

Raccolta dei dati

Il passo successivo è raccogliere i dati dei dipendenti e completarli nel modello. È importante assicurarsi che le informazioni siano accurate e aggiornate. Questo può implicare la collaborazione con i dipendenti e altri dipartimenti per ottenere l’informazione necessaria.

Personalizzazione e regolazioni

Una volta che i dati sono stati raccolti e registrati, può essere necessario personalizzare il modello per adattarlo alle esigenze specifiche dell’azienda. Questo può includere regolazioni nelle formule, la creazione di report personalizzati e la configurazione dei permessi di accesso.

Formazione del personale

Il personale che utilizzerà il modello deve ricevere una formazione adeguata per assicurarsi che comprenda come inserire e gestire l’informazione in modo efficace. Questo può includere formazione sull’uso di Excel, l’ingresso dei dati, la generazione dei report e la sicurezza dei dati.

Manutenzione e aggiornamento

Infine, il modello di database deve essere mantenuto e aggiornato regolarmente per assicurarsi che l’informazione sia sempre aggiornata e precisa. Questo può implicare la revisione periodica dei dati, l’aggiornamento delle informazioni sui dipendenti e la generazione di report regolari.

Scarica il modello di database dei dipendenti di Sesame HR

Il database dei dipendenti archivia tutte le informazioni e i documenti dei dipendenti all’interno del loro file personale, siano essi interni o esterni. Puoi archiviare e consultare i dati personali, i salari, i contatti, le certificazioni, gli incentivi, le competenze, tra gli altri. Consente anche di gestire facilmente un gran numero di dipendenti. Possiamo farlo grazie al sistema di filtri e ricerca avanzata.

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