Come organizzare la gestione del tempo durante i viaggi di lavoro

28 de Maggio, 2025

Gestisci team multinazionali o con sedi in diverse città e ti preoccupa la rilevazione delle presenze? I tuoi dipendenti viaggiano spesso per lavoro? In questi casi, è comune chiedersi come gestire correttamente il gestione del tempo durante i viaggi di lavoro. Vediamolo insieme!

Differenze fondamentali tra tempo di viaggio e tempo di lavoro

Dal punto di vista normativo, è importante distinguere due momenti molto diversi:

Il tragitto casa-ufficio o ufficio-casa, che non è considerato tempo di lavoro effettivo perché il dipendente non è a disposizione del datore di lavoro né sta svolgendo mansioni.
Il viaggio di lavoro o trasferte, ovvero gli spostamenti che il dipendente fa per raggiungere clienti, fiere, riunioni o altre sedi diverse da quella abituale, dove il tempo potrebbe essere considerato lavoro a tutti gli effetti.

La Direttiva Europea 2003/88/CE, recepita anche in Italia, definisce il tempo di lavoro come: “qualsiasi periodo durante il quale il lavoratore rimane sul luogo di lavoro, a disposizione del datore di lavoro e nello svolgimento della propria attività o funzioni.”

In pratica, se durante il viaggio il lavoratore è sottoposto a obblighi, ad esempio deve essere reperibile o svolge attività come telefonate di lavoro o preparazione di documenti, quel tempo va considerato lavorativo e deve essere tracciato.

Perché è importante la gestione del tempo durante i viaggi di lavoro?

La gestione del tempo di lavoro nelle trasferte è cruciale per diversi motivi:

Rispetto della normativa. In Italia il datore di lavoro è tenuto a registrare l’orario effettivo di lavoro per garantire il rispetto dei limiti legali (ore massime, pause, riposi).
Equità verso il dipendente. Per evitare che i viaggi di lavoro diventino motivo di sfruttamento o di lavoro non riconosciuto.
Ottimizzazione della gestione risorse. Consente all’azienda di pianificare meglio il lavoro e valutare i carichi, soprattutto in contesti con molti spostamenti.
Prevenzione di contenziosi. Un registro chiaro evita controversie tra datore e lavoratore.

Come organizzare la gestione del tempo di lavoro: strumenti e metodi

Organizzare correttamente la gestione del tempo in trasferta richiede strumenti e strategie adatti. Vediamoli nel dettaglio.

Definizione di una politica aziendale chiara

L’azienda deve definire in modo esplicito cosa si considera orario di lavoro in trasferta, distinguendo tra:

Tempo di viaggio effettivamente lavorativo (es. riunioni, preparazione, disponibilità).
Tempo di viaggio non lavorativo (spostamenti liberi, pause).

Questa policy va comunicata a tutti i dipendenti e integrata nel regolamento aziendale.

Utilizzo di software di rilevazione oraria

Le moderne tecnologie permettono di tracciare facilmente gli orari anche in mobilità, con app per smartphone o dispositivi portatili. Questi software:

Consentono di timbrare da remoto e registrare tutte le attività.
Possono essere integrati con calendari e sistemi di gestione delle trasferte.
Aiutano a generare report precisi e aggiornati in tempo reale.

Pianificazione preventiva dei viaggi

Un’azienda attenta consente di prevedere orari e attività, riducendo il rischio di lavoro non riconosciuto o di errori nella registrazione.

Consigli pratici per lavoratori in trasferta

Viaggiare per lavoro può essere fonte di stress e fatica. Per gestire meglio il tempo e mantenere alta la produttività:

Prepara una lista giornaliera di attività, stabilendo priorità.
Cerca di rispettare orari di lavoro e pause, anche durante la trasferta.
Usa app per il monitoraggio del tempo e per gestire impegni e appuntamenti.
Mantieni una comunicazione chiara con i colleghi e il responsabile.
Ricordati di registrare sempre le ore effettivamente lavorate.

Come affrontare le problematiche più comuni

Spostamenti lunghi e fusi orari

Viaggiare su distanze importanti o tra fusi orari diversi può compromettere il benessere e l’efficienza. In questi casi:

Pianifica giorni di riposo o di lavoro leggero.
Considera flessibilità nell’orario di lavoro.
Valuta il riconoscimento di straordinari o indennità specifiche.

Viaggi imprevisti o straordinari

Se il viaggio non è programmato, è importante chiarire fin da subito le modalità di rilevazione delle ore e le eventuali compensazioni.

Il contesto italiano: cosa dice la legge

In Italia, la normativa sul lavoro è particolarmente attenta a tutelare il lavoratore, anche in trasferta. La legge prevede:

Obbligo per il datore di lavoro di registrare l’orario di lavoro.
Diritto del lavoratore a pause e riposi anche in trasferta.
Possibilità di riconoscere indennità di trasferta o rimborsi spese.

Le aziende devono quindi adattare le proprie procedure e dotarsi di software HR per garantire trasparenza e conformità.

Sesame HR e la rilevazione digitale delle presenze

Con l’aumento della mobilità lavorativa, utilizzare soluzioni digitali è diventato imprescindibile. Sesame HR offre una piattaforma per la gestione del tempo e la gestione delle trasferte che:

Permette timbrature da remoto e registrazione precisa degli orari di lavoro.
Consente la gestione integrata di viaggi, straordinari e permessi.
Offre report dettagliati per monitorare costi e produttività.
Supporta le aziende nel rispetto della normativa italiana e nelle politiche interne.

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Cristina Martín

People and Talent Director at Sesame HR | Website | + posts

Professionista con oltre 20 anni di esperienza in diverse aree delle Risorse Umane (selezione, formazione, prevenzione dei rischi, gestione del personale). Esperienza nel reparto gestione: ampia visione del business e delle risorse umane.