Invio busta paga via email: come farlo in modo sicuro

27 de Maggio, 2025

Molti sono i CEO che si chiedono se possano e debbano consegnare le buste paga ai propri dipendenti in formato cartaceo o via e-mail. La legge italiana stabilisce che i datori di lavoro hanno l’obbligo di effettuare il pagamento delle buste paga dei propri dipendenti in modo puntuale e responsabile. In questo senso va evidenziato che la consegna cartacea non è necessaria, pertanto è possibile effettuare l’invio della busta paga via mail.

Tuttavia, per adeguarsi alle normative sulla protezione dei dati della gestione documentale e ottenere il consenso dei dipendenti, è fondamentale implementare un modello di autorizzazione adeguato. Vediamo insieme come!

Consigli per l’invio delle buste paga via e-mail

Sappiamo che, per risparmiare tempo e denaro nella tua azienda, probabilmente vorrai inviare le buste paga via e-mail. Se questo è il tuo caso, fai attenzione a questi consigli:

Informa tutti i tuoi dipendenti che intendi procedere con l’invio delle buste paga in formato digitale. Puoi farlo tramite e-mail, videoconferenza o in una riunione in presenza con il team.
Assicurati di disporre di un registro con tutti gli indirizzi e-mail dei dipendenti, sia personali che aziendali.
Garantisci la riservatezza e la sicurezza dei documenti con una password. In altre parole, assicurati che i dipendenti debbano inserire un codice specifico, come ad esempio il loro documento d’identità, per poter scaricare il file allegato.
Ricorda che la consegna delle buste paga è un obbligo di legge per i datori di lavoro. In territorio italiano, il fatto di non fornire questo documento ai dipendenti è considerato una violazione lieve, che può comportare sanzioni da circa 60€ a 625€. Inoltre, il dipendente può presentare una denuncia all’ispezione del lavoro oppure richiedere in tribunale all’azienda la consegna delle sue buste paga.
Crittografia delle e-mail: assicurati che le e-mail contenenti le buste paga siano cifrate per proteggere le informazioni durante la trasmissione.
Protezione con password: i documenti allegati (buste paga) devono essere protetti con una password conosciuta solo dal dipendente.
Conferma di ricezione: richiedi una conferma di ricezione per assicurarti che i dipendenti abbiano ricevuto le loro buste paga.

Un’alternativa ideale è scaricare un software che contenga un database in cui vengono memorizzate tutte le informazioni dei tuoi dipendenti. Attraverso questo stesso database potrai avere l’indirizzo e-mail e, grazie a una funzionalità aggiuntiva, programmare l’invio automatico delle buste paga.

Busta paga cartacea o via email?

La legislazione del lavoro stabilisce l’obbligo di effettuare il pagamento in modo puntuale e documentale. Pertanto, non vi sono dubbi sull’obbligo che grava sull’azienda nel dover fornire le buste paga ai dipendenti.

Il Tribunale supremo, nella sentenza dell’1 dicembre 2016, ha ritenuto che non sia necessaria la consegna in formato cartaceo. Di conseguenza, è possibile inviarle tramite e-mail, a condizione che il dipendente possa accedervi tramite strumenti messi a disposizione dall’azienda. In altre parole, se l’azienda fornisce un computer al dipendente affinché questi possa consultare le buste paga, il sistema è considerato valido.

Infine, se il contratto collettivo lo consente oppure se viene pattuito tra i rappresentanti dell’azienda e i dipendenti, le buste paga possono essere consegnate in formato digitale, a condizione che l’azienda si assicuri che i dipendenti dispongano dei mezzi per riceverle.

Opzione cartaceo vs e-mail

Cartaceo

Vantaggi. Alcune persone preferiscono avere una copia fisica; potrebbe essere più sicuro in ambienti con bassa connettività digitale.
Svantaggi. Maggior costo e tempo di distribuzione; meno ecologico.

E-mail

Vantaggi. Rapido, efficiente ed ecologico; permette l’accesso da qualsiasi luogo.
Svantaggi. Richiede misure di sicurezza robuste; dipende dalla connettività e dalla tecnologia.

È importante sottolineare che, per garantire la conformità e la piena legalità, è consigliabile disporre di un documento firmato da entrambe le parti, cioè dal dipendente e dal dirigente dell’azienda, in modo da avere un supporto legale che attesti l’accettazione della consegna e dell’invio delle buste paga via e-mail.

Modello di autorizzazione per l’invio delle buste paga

Come già accennato, per procedere all’invio delle buste paga tramite e-mail è consigliabile disporre di un modello di autorizzazione. Si tratta di un documento in cui si dichiara e si autorizza la consegna delle buste paga in formato digitale, permettendo così alla tua azienda di ottenere il consenso completo da parte del dipendente e di gestire il tutto in modo legale. Ti consigliamo di seguire le normative per la busta paga online.

Procedura per implementare il modello

Progettazione del modulo. Crea un modulo che includa tutti gli elementi chiave menzionati in precedenza.
Distribuzione. Invia il modulo a tutti i dipendenti affinché possano prenderne visione e firmarlo.
Raccolta. Raccogli i moduli firmati e archiviali in modo adeguato.
Aggiornamento. Mantieni i registri aggiornati e rivedi le autorizzazioni periodicamente per riflettere eventuali cambiamenti.

Comunicazione del processo

Annuncio iniziale. Comunica ai dipendenti l’introduzione dell’invio delle buste paga tramite e-mail e la necessità di firmare l’autorizzazione.
Istruzioni chiare. Fornisci guide su come compilare il modulo e a chi inviarlo.
Supporto continuo. Offri assistenza durante la transizione e rispondi a eventuali dubbi o preoccupazioni dei dipendenti.

In questo senso, possiamo realizzare un documento contenente diverse informazioni che costituiscono una richiesta di ricevuta della busta paga. Di seguito, potrai vedere i dati che tale documento deve contenere per essere considerato valido:

Nome e cognome del dipendente che riceverà la busta paga via e-mail.
Ruolo o funzione che il dipendente svolge all’interno dell’organizzazione.
Documento d’identità.
Indirizzo e-mail.
Indirizzo dell’azienda.
Data di emissione del documento.
Dati dell’azienda.

Questi sono i dati o requisiti minimi che il documento deve possedere per avere la validità necessaria. Se hai deciso di procedere con l’invio delle buste paga tramite e-mail, ma non sai ancora come fare, ti invitiamo a provare Sesame HR! Si tratta di un software HR che gestisce l’intero processo affinché i tuoi dipendenti ricevano mensilmente la propria busta paga nella casella di posta elettronica. Il software per le risorse umane di Sesame ti permetterà di risparmiare tempo e denaro grazie alla sua tecnologia avanzata e facilità d’uso. Inizia subito la prova gratuita!

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Cristina Martín

People and Talent Director at Sesame HR | Website | + posts

Professionista con oltre 20 anni di esperienza in diverse aree delle Risorse Umane (selezione, formazione, prevenzione dei rischi, gestione del personale). Esperienza nel reparto gestione: ampia visione del business e delle risorse umane.