Timbratura geolocalizzata: normativa e privacy

25 de Maggio, 2025

Da quando è entrata in vigore la Legge sul controllo orario nel maggio 2019, il modo di timbrare è cambiato radicalmente. Una delle novità più rilevanti è stata l’introduzione della timbratura geolocalizzata. Questo sistema, pur essendo obbligatorio in certi casi, solleva alcune perplessità tra i lavoratori, in particolare riguardo alla privacy e alla legalità. In questo articolo approfondiremo la rilevazione delle presenze con geolocalizzazione, come funziona, quali sono i vantaggi e soprattutto i limiti legali in Italia.

Cos’è la timbratura geolocalizzata?

La timbratura geolocalizzata è una modalità di registrazione dell’orario di lavoro che, oltre a indicare il momento dell’entrata o uscita dal lavoro, segnala anche la posizione geografica da cui viene effettuata la timbratura.

In pratica, tramite l’uso di tecnologie di posizionamento, come il GPS, le aziende possono sapere da dove i dipendenti iniziano o terminano la loro giornata lavorativa. Questa funzionalità si attua spesso tramite applicazioni mobili che i lavoratori devono utilizzare per timbrare in entrata e uscita.

Per esempio, un’azienda può definire un’area geografica entro la quale è consentito timbrare o limitare la timbratura a determinati indirizzi IP per prevenire frodi o errori.

Funzionalità principali della timbratura geolocalizzata

Registrazione precisa di ingresso e uscita. Cattura orario e luogo esatti della timbratura.
Controllo delle pause. Monitora i momenti di pausa come la pausa pranzo.
Report dettagliati. Produce report completi su ore lavorate e posizioni.
Notifiche e alert. Invia promemoria per la timbratura e segnala timbrature fuori area consentita.

Un’alternativa che alcune aziende adottano è la timbratura libera da qualsiasi luogo, utile per chi lavora in mobilità, come i venditori o i tecnici sul campo.

Timbratura geolocalizzata: obbligatoria per legge?

La risposta è sì, un’azienda può legittimamente richiedere ai propri dipendenti di timbrare con geolocalizzazione, ma con condizioni precise per tutelare la privacy e i diritti del lavoratore.

I punti fondamentali sono:

Informativa chiara. Il lavoratore deve essere informato che la sua posizione sarà rilevata durante l’orario di lavoro e che i suoi spostamenti potranno essere registrati.
Geolocalizzazione limitata all’orario di lavoro. Non è consentito tracciare i dipendenti fuori dall’orario lavorativo, nei weekend o durante ferie.
Necessità giustificata. L’azienda deve motivare l’uso della geolocalizzazione come il metodo più efficace per il controllo del lavoro.
Politica sulla privacy. Deve essere definita una policy che spiega come vengono trattati e conservati i dati.
Uso responsabile. Ne esistono alternative meno invasive per la privacy, l’azienda dovrebbe adottarle.

In ogni caso, è buona prassi discutere e concordare con i lavoratori il sistema di timbratura, spiegando i vantaggi e le motivazioni che portano all’adozione della geolocalizzazione.

Protezione dei dati

La tutela dei dati personali è un aspetto centrale nel contesto italiano ed europeo, regolato dal GDPR.

Le aziende devono rispettare i seguenti principi:

Minimizzazione dei dati. Raccogliere solo le informazioni strettamente necessarie.
Trasparenza. Informare chiaramente i lavoratori su quali dati vengono raccolti, come vengono usati e per quanto tempo saranno conservati.
Sicurezza. Implementare misure tecniche e organizzative per proteggere i dati da accessi non autorizzati e attacchi informatici.
Diritti del lavoratore. Garantire l’accesso, la rettifica e la cancellazione dei dati personali, oltre alla possibilità di opporsi al trattamento in determinate circostanze.

In Italia, la Legge sul Controllo Orario impone la conservazione dei dati relativi alla registrazione dell’orario di lavoro per 4 anni, ma i dati di geolocalizzazione non dovrebbero essere conservati oltre i 2 mesi, salvo casi eccezionali in cui servano a comprovare situazioni particolari.

Timbratura con app o senza?

L’applicazione per la timbratura geolocalizzata viene spesso installata sullo smartphone del dipendente. Se il telefono è aziendale, l’installazione è gestita direttamente dall’azienda. Quando si tratta di dispositivi personali, l’azienda non può imporre l’installazione dell’app senza il consenso del lavoratore. In alcuni casi si può offrire un dispositivo aziendale dedicato o prevedere modalità alternative, come terminali fissi in sede.

L’uso del dispositivo personale deve sempre rispettare la privacy e il consenso informato.

Vantaggi della timbratura geolocalizzata

Per le aziende:

Prevenzione di frodi o timbrature irregolari
Verifica che i dipendenti lavorino nel luogo corretto, specie in smart working
Ottimizzazione del controllo orario e gestione risorse
Generazione di report accurati e compliance normativa

Per i dipendenti:

Maggiore trasparenza sul proprio orario lavorativo
Facilitazione nella timbratura da remoto o in mobilità
Riduzione di errori e contestazioni
Protezione dei propri diritti con registrazioni certe

Timbratura geolocalizzata in Italia: normativa e best practice

In Italia, la timbratura geolocalizzata deve rispettare:

Decreto Legislativo 81/2008 (salute e sicurezza)
Decreto Legislativo 66/2003 (orario di lavoro)
Regolamento UE 2016/679 (GDPR)
Legge 81/2019 sul controllo dell’orario di lavoro

Le aziende devono adottare un approccio trasparente e rispettoso della privacy, informando chiaramente i dipendenti e mettendo in atto policy per il trattamento dati.

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Puoi gestire presenze da qualsiasi dispositivo, integrando timbrature da app mobile, totem o terminali NFC, tutto sincronizzato in una piattaforma unica e sicura, conforme alle normative italiane ed europee.

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Registrare ingressi e uscite con geolocalizzazione precisa
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Monitorare in tempo reale le timbrature dei dipendenti
Garantire il rispetto della normativa italiana e europea
Offrire un’interfaccia semplice, accessibile anche da mobile

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Cristina Martín

People and Talent Director at Sesame HR | Website | + posts

Professionista con oltre 20 anni di esperienza in diverse aree delle Risorse Umane (selezione, formazione, prevenzione dei rischi, gestione del personale). Esperienza nel reparto gestione: ampia visione del business e delle risorse umane.