23 de Aprile, 2025

Capita spesso, soprattutto in certi periodi dell’anno o in alcuni settori, che i turni di lavoro si facciano troppo intensi. Il personale si riduce, le richieste aumentano e si finisce per chiedere “uno sforzo in più” sempre alle stesse persone. Quando questo succede troppo spesso, si rischia di creare un sovraccarico di lavoro che non fa bene né ai dipendenti, né all’azienda. Vediamo quindi come prevenire che ciò accada, come riconoscerlo in tempo e quali strategie adottare per organizzare i turni in modo equilibrato e sostenibile!

Cos’è il sovraccarico di lavoro

Il sovraccarico di lavoro si verifica quando una persona si trova a gestire troppe attività, per troppo tempo, senza pause o possibilità di recupero. Spesso nasce da una cattiva pianificazione dei turni, da una scarsa comunicazione interna o da un’organizzazione che si basa su pochi “dipendenti di fiducia” sempre disponibili.

Tra i segnali più comuni troviamo:

Stanchezza fisica e mentale
Calo della motivazione
Errori frequenti e distrazioni
Assenteismo o malattie
Tensioni tra colleghi

A lungo andare, il sovraccarico riduce la produttività, peggiora il clima in azienda e aumenta il rischio di turnover. Prevenirlo è quindi fondamentale.

Strategie pratiche per evitare il sovraccarico

Pianifica i turni con equilibrio

Una buona organizzazione dei turni è il primo passo per evitare sovraccarichi. Evita di affidare sempre gli stessi compiti o orari alle stesse persone. Alterna i turni più faticosi (come quelli notturni o festivi) tra diversi colleghi e rispetta sempre i tempi di riposo previsti dalla legge. Pianifica con almeno una settimana di anticipo e comunica i turni in modo chiaro, così da permettere a tutti di organizzarsi.

Ascolta il team

Chi lavora spesso ha un’idea generale della situazione meglio di chi gestisce. Chiedi feedback regolari sul carico di lavoro e incoraggia i dipendenti a segnalare se si sentono sotto pressione. Non sempre lo diranno spontaneamente, quindi crea un ambiente in cui parlare apertamente sia normale.

Puoi farlo attraverso:

Brevi riunioni settimanali
Sondaggi anonimi
Sportelli di ascolto con i responsabili HR

Usa strumenti digitali per monitorare i carichi

Un altro modo per prevenire il sovraccarico di lavoro è analizzare i dati: quante ore effettive lavora ogni dipendente? Quanti straordinari? Chi è sempre presente e chi è spesso assente? Con un buon software di gestione delle risorse umane puoi ottenere questi dati in tempo reale e capire se ci sono situazioni squilibrate da correggere.

Come gestire i periodi di picco

Ogni azienda ha momenti in cui il lavoro aumenta: saldi, fine anno, estate, eventi speciali ecc. In questi casi, il sovraccarico può sembrare inevitabile. In realtà, si può prevenire con una buona strategia.

Rafforza il team temporaneamente

Se sai che ci sarà un aumento di lavoro, valuta l’inserimento di personale temporaneo o interinale. Anche solo per alcune settimane può fare la differenza! In alternativa, considera il supporto di collaboratori esterni o lavoratori part-time.

Flessibilità intelligente

Concedi flessibilità negli orari, ma con regole. Alcuni dipendenti potrebbero preferire iniziare prima o finire dopo, oppure concentrarsi in determinati giorni. Raccogli queste preferenze e prova a organizzarle in modo che non si creino sovrapposizioni o buchi nei turni.

Evita straordinari eccessivi

Gli straordinari possono essere una risorsa, ma non devono diventare la norma! Superare regolarmente le ore previste può sembrare vantaggioso a breve termine, ma nel tempo porta affaticamento, demotivazione e calo della qualità del lavoro.

Formazione e distribuzione dei compiti

Un’altra causa comune del sovraccarico di lavoro è l’eccessiva centralizzazione. Se solo 2 o 3 persone sanno fare certe cose, saranno sempre loro a essere chiamate in causa. Ti consigliamo di investire in formazione interna e rotazione dei ruoli: se più persone sono in grado di svolgere le stesse attività, sarà più facile distribuire i compiti in modo uniforme. Questo approccio ha anche altri vantaggi:

maggiore autonomia tra i colleghi
meno dipendenza da singoli ruoli chiave
team più preparato e reattivo

Il ruolo della leadership

I responsabili di team hanno un ruolo chiave nella prevenzione del sovraccarico. Devono saper riconoscere i segnali di stress, intervenire quando qualcosa non funziona e distribuire le attività con buon senso. Una leadership attenta non significa “fare tutto da soli”, ma coinvolgere, ascoltare e delegare. In un ambiente dove si lavora in squadra, si previene il carico eccessivo e si valorizzano le persone.

Cosa fare se il sovraccarico è già in corso?

Se ti accorgi che alcuni dipendenti sono già in una situazione critica, intervieni subito. Alcune azioni utili:

Rivedi l’organizzazione dei turni a breve termine
Ridistribuisci alcune attività
Proponi un breve periodo di pausa o ferie
Parla con la persona per capire come supportarla

Mostrare attenzione e disponibilità non solo risolve il problema, ma rafforza la fiducia nel gruppo.

Sesame HR e il sovraccarico lavorativo

La gestione dei turni diventa molto più facile con gli strumenti giusti. Sesame HR è il software HR completo per la gestione delle risorse umane che ti aiuta a organizzare turni, ferie, straordinari e carichi di lavoro in modo semplice e trasparente. Con Sesame HR puoi:

Creare turni bilanciati in pochi clic
Visualizzare in tempo reale ore lavorate e straordinari
Raccogliere richieste e preferenze dei dipendenti in un’unica piattaforma
Monitorare i livelli di attività per ogni membro del team
Ridurre i rischi di sovraccarico con report chiari e personalizzati

Il tutto con un’interfaccia intuitiva, accessibile anche da mobile, che rende la gestione HR più smart ed efficiente. Con Sesame HR, evitare il sovraccarico di lavoro sarà semplicissimo! Inizia subito la prova gratuita!

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Cristina Martín

People and Talent Director at Sesame HR | Website | + posts

Professionista con oltre 20 anni di esperienza in diverse aree delle Risorse Umane (selezione, formazione, prevenzione dei rischi, gestione del personale). Esperienza nel reparto gestione: ampia visione del business e delle risorse umane.