Controllo orario
Ecco come funziona la rilevazione degli orari durante i viaggi di lavoro
Scopri se le ore di viaggio sono straordinari e come gestirle correttamente nei report HR. Migliora ora la rilevazione dei tempi!
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Domenico Coppolaro
HR Consultant
27 de Giugno, 2024
Come vengono calcolate le ore di viaggio di lavoro? Le ore di viaggio sono considerate ore di lavoro? Questo è un tema che interessa molti datori di lavoro, soprattutto quando i dipendenti devono spostarsi per motivi lavorativi, come riunioni o formazione. È importante capire come contabilizzare correttamente queste ore per rispettare le normative.
Registrazione di un giorno lavorativo in un viaggio di lavoro
Il rilevamento delle ore lavorative durante un viaggio è essenziale per garantire che il dipendente venga pagato correttamente. Una gestione accurata delle ore permette di conformarsi alle leggi e monitorare la produttività.
Come si registra una giornata di lavoro in viaggio?
Anche durante i viaggi, il dipendente deve registrare l’orario di lavoro. Le attività quotidiane devono essere segnate con precisione, senza eccezioni. Ad esempio, per un rappresentante di vendita, i viaggi sono parte integrante del lavoro e le ore devono essere contate come lavorative.
Pianificazione del viaggio di lavoro
Prima di partire, è fondamentale organizzare il viaggio in tutti i suoi dettagli. Ciò significa la definizione degli obiettivi, la programmazione degli incontri e la predisposizione degli strumenti per la registrare l’orario.
Utilizzo di strumenti di rilevazione mobile
Durante un viaggio di lavoro, ovviamente, i classici metodi di registrazione d’ufficio non sono applicabili. Per questo, molte aziende utilizzano strumenti digitali che permettono ai dipendenti di segnare le ore in tempo reale.
- App di rilevazione: I dipendenti possono utilizzare app su smartphone o tablet per timbrare l’orario ovunque si trovino.
- Software di gestione del tempo: Alcuni software includono funzioni specifiche per i viaggi, come l’aggiunta di note sulle attività svolte.
Timbratura virtuale
Un modo comune per registrare l’orario durante i viaggi è la timbratura virtuale: i dipendenti possono accedere a un portale web per registrare l’inizio e la fine della giornata, oltre alle pause.
Geolocalizzazione: Alcune app includono la geolocalizzazione, che verifica la posizione del dipendente al momento della timbratura.
Accesso remoto: La timbratura può essere fatta ovunque ci sia una connessione internet.
Compilazione di report dettagliati
Durante i viaggi è importante tenere traccia delle attività svolte. Infatti, i dipendenti possono redigere report giornalieri dettagliati con le ore lavorative e le attività svolte. Questi stessi report verranno poi inviati ai responsabili per approvazione.
Come si calcola l’orario di lavoro durante il viaggio di lavoro?
Ma quando un dipendente lascia l’ufficio per una riunione o per altri motivi, come si registrano le ore? E quando viaggia verso più destinazioni?
È importante sapere come tracciare correttamente il tempo in queste circostanze particolari, per conformarsi alle normative e adattare il software di monitoraggio del tempo.
Normative e politiche aziendali
Il calcolo dell’orario di lavoro durante i viaggi di lavoro deve essere conforme alle normative sul lavoro e alle politiche aziendali: è essenziale conoscere le leggi vigenti in materia di lavoro e trasferta, nonché le linee guida specifiche dell’azienda.
Tempo effettivo di lavoro
Le ore di viaggio devono essere registrate facendo fede alle leggi sul lavoro e, soprattutto, le politiche aziendali.
- Ore effettive di lavoro: Se il dipendente svolge attività lavorative durante il viaggio, queste ore devono essere registrate come lavoro.
- Riunioni e incontri: Le ore in riunioni o incontri con clienti sono ore lavorative.
- Preparazione e follow-up: Anche il tempo impiegato per preparare o seguire le attività legate al viaggio conta come orario di lavoro.
Tempo di viaggio
In certi casi, anche il tempo di viaggio può essere considerato come orario di lavoro. Vediamoli insieme:
Viaggio fuori dall’orario di lavoro: In questo caso dipende dalla politica dell’azienda, alcune offrono compensi o riposi aggiuntivi. É tutto soggettivo.
Viaggio durante l’orario di lavoro: Se il viaggio avviene durante l’orario normale di lavoro, viene considerato tempo di lavoro.
Calcolo degli straordinari
Se le ore di viaggio superano l’orario normale di lavoro, verranno automaticamente contate come straordinari.
- Registro degli straordinari: I dipendenti devono registrare accuratamente tutte le ore straordinarie.
- Compensazione: L’azienda seguirà la propria politica sugli straordinari, che può includere pagamenti extra o giorni di riposo.
Utilizzo di software di calcolo
I software di calcolo delle ore lavorative automatizzano e semplificano la registrazione delle ore di viaggio e straordinari, riducendo drasticamente il margine di errore. Questi strumenti possono integrarsi perfettamente con i sistemi aziendali.
Esempio pratico di calcolo
Immaginiamo un dipendente che lavora dalle 9:00 alle 18:00 e deve viaggiare. Il suo programma sarà:
- Partenza: 7:00
- Arrivo a destinazione: 10:00
- Riunione: 10:30 – 12:30
- Pranzo: 12:30 – 13:30
- Riunione: 14:00 – 17:00
- Ritorno: 17:30 – 20:30
In questo caso, le ore di lavoro includono:
- Ore di riunione: 5 ore totali
- Tempo di viaggio: 3 ore durante l’orario di lavoro
Totale ore lavorative: 8 ore.
L’importanza di un software con geolocalizzazione
Un software di monitoraggio del tempo con geolocalizzazione è fondamentale per chi si sposta spesso: questo metodo permette la registrazione delle ore in qualsiasi luogo, utilizzando un dispositivo mobile.
Evitare errori nella scelta del sistema di monitoraggio
Un sistema di monitoraggio che non consente l’accesso da più dispositivi o che non ha una app mobile può risultare inefficace per i dipendenti che viaggiano. Proprio per questo è importante scegliere un sistema adatto alle esigenze di chi lavora fuori sede.
Gestione delle ore di viaggio
Per concludere possiamo dire che non esiste uno standard chiaro per il calcolo delle ore di viaggio. Le aziende stabiliscono le proprie regole per determinare quali ore siano considerate lavoro effettivo, che possono subire variazioni in base al contratto del lavoratore.
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Sono Roberta Di Giuseppe, consulente di
Risorse Umane presso Sesame HR. Prenota un incontro con il mio team per ricevere assistenza.
