Il database delle risorse umane in azienda. Informazioni di base

Avere un database dei dipendenti in un’azienda è fondamentale per gestire correttamente vari aspetti del dipartimento di Risorse Umane. Questi aspetti possono essere: valutazione dei dipendenti, gestione del personale e dei candidati, e piani di carriera, tra gli altri e avere gli strumenti giusti per questo sarà molto importante.

Un database HR non funziona solo per gestire gli attuali dipendenti in azienda, ma anche per visualizzare quelli futuri. Continuate a leggere e scoprite di più su questo strumento.

Che cos’ è un database delle risorse umane in un’azienda?

Il database delle risorse umane in un’azienda è un sistema per la memorizzazione e l’accumulo di dati, tutti debitamente classificati e disponibili per l’elaborazione e l’ottenimento di informazioni.

Le informazioni vengono utilizzate in modo molto più efficiente con l’aiuto di un database. Non solo a causa della riduzione dello spazio di archiviazione per i file, ma anche perché il modo in cui i dati vengono memorizzati consente l’elaborazione e l’aggiornamento integrati e simultanei.

Al giorno d’oggi, è molto comune vedere che i database sono collegati tra loro per mezzo di software che crea e aggiorna frequentemente i file, oltre a recuperare e sviluppare i rapporti.

Manutenzione del database delle risorse umane

Una cosa che spesso viene trascurata, ma molto importante, è come mantenere un database delle risorse umane. Deve essere mantenuto aggiornato e privo di errori. Seguire alcuni suggerimenti per una corretta manutenzione: 

• Eliminare tutte le informazioni duplicate: i duplicati sono un problema comune nei database. È necessario verificare costantemente la presenza di dati duplicati, eliminare tutto ciò che ha poco valore o combinarlo con le informazioni più interessanti che è possibile estrarre.
• Unificare il database: non è raro avere più dati dei dipendenti sparsi tra più file. Si dovrebbe cercare di raccogliere tutte le informazioni che avete e quindi, si eviterà un cattivo uso dello spazio di archiviazione e avrete tutto ben organizzato.
• Eliminare le informazioni non importanti: eliminare i file spazzatura e per quelli intendiamo quelli che non forniscono alcun valore o beneficio o che non sono accurati.

Caratteristiche essenziali del database HR di un’azienda

In HR, i database possono raccogliere e memorizzare dati di vari livelli o livelli di complessità. Per essere considerato completo e utilizzabile un database deve contenere quanto segue:

• Informazioni personali di tutti i membri del personale: tutto ciò che costituisce la loro scheda personale.
• Informazioni sulla posizione dei propri dipendenti: tutto ciò che costituisce un record di posizione e fornisce informazioni sul ruolo di ciascun dipendente.
• Dati di tutte le aree e sezioni: reparti, divisioni; tutto ciò che costituisce un record di sezione.
• Informazioni su stipendi e incentivi: tutto ciò che costituisce un record retributivo.
• Informazioni sulle prestazioni e sui servizi sociali: ciò consente di registrare completamente le prestazioni all’interno dell’azienda.
• Dati del candidato: tutti i record del candidato, istruzione, corsi di formazione, ecc.

Questi sono fondamentalmente tutti gli elementi o le sezioni che un database delle risorse umane dovrebbe avere in un’azienda. Tutti questi sono progettati per avere una registrazione completa dei dati delle persone che compongono l’azienda. Nel tempo, questo dà molti vantaggi, in termini di organizzazione aziendale e ottimizzazione.

Software HR

Come abbiamo già accennato, esistono software che consentono di creare e mantenere un database delle risorse umane in un’azienda. Questi strumenti sono attualmente molto richiesti grazie all’efficienza con cui lavorano e al modo in cui ottimizzano i processi HR.

In questo caso, possiamo citare Sesame, un software per le risorse umane che rende il vostro lavoro molto più facile e risolve tutti i problemi che potrebbero sorgere all’interno del vostro dipartimento HR.

Tra le sue soluzioni, troviamo la creazione di rapporti HR, la gestione di ferie e assenze, lo sviluppo di processi di onboarding e, naturalmente, la creazione di database aziendali e frequenti aggiornamenti. Queste sono solo alcune delle attività che si possono eseguire con questo software avanzato e progettato in modo intuitivo. Sesame è fatto su misura per te!

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