Come creare un database dei dipendenti in Excel

I responsabili delle risorse umane sanno che mantenere le informazioni ben organizzate è una priorità. Immaginate di gestire tutti i dati relativi ai lavoratori in un’azienda con più di 500 dipendenti e un fatturato elevato. Questa attività può risultare molto semplice creando un database dei dipendenti in Excel.

Si tratta di un modello ideale per tutti quei professionisti che vogliono memorizzare tutte le loro informazioni in un unico documento, a cui possono accedere quando necessario. E anche, per quelle aziende che non hanno un software come Sesame, dedicato a questo tipo di gestione.

Importanza della creazione di un database dei dipendenti in Excel

Una società che non dispone di un database dei dipendenti in Excel dovrà sicuramente affrontare diversi problemi. L’accesso alle informazioni dei dipendenti in qualsiasi momento è molto importante; con un database dettagliato è possibile:

• Accedete rapidamente a tutte le informazioni: questo ottimizzerà il lavoro del vostro dipartimento HR in quanto non perderà tempo a cercare informazioni specifiche su un dipendente.
• Più utenti possono avere accesso alle stesse informazioni: ci sono più software che memorizzano le informazioni nel cloud. Grazie a questo, più persone possono accedere alle informazioni contemporaneamente da qualsiasi posizione.
• Immettere informazioni illimitate: a differenza delle informazioni memorizzate su carta, in un database è possibile memorizzare tutte le informazioni desiderate senza occupare spazio fisico aggiuntivo negli uffici.
• Tutte le informazioni sono ben strutturate: tutti i dati inseriti avranno la stessa struttura, quindi non avrete alcuna difficoltà a trovare informazioni specifiche.

Fondamentalmente, i database dei dipendenti in Excel sono vitali per un’azienda, poiché sono il luogo in cui è possibile memorizzare tutte le informazioni necessarie e utilizzarle in modo fluido e dinamico.

Modello di database dei dipendenti in Excel

Con i modelli di database dei dipendenti offerti da Excel è possibile registrare i dati più importanti del personale. Questo strumento consente di generare database in cui memorizzare tutte le informazioni necessarie.

Utilizzando fogli di calcolo Excel possiamo registrare e memorizzare i dati dei nostri dipendenti al fine di controllarli in qualsiasi momento. In questo modo, risulta essere molto importante per il reparto risorse umane avere un database dei dipendenti in Excel.

Ora, per rispondere alla domanda “Come faccio a creare un database dei dipendenti in Excel?” dobbiamo dire che è molto semplice in quanto ci sono più siti web dove si può trovare un modello di database già fatto. Bisogna solo scaricarlo e basta.

Tuttavia, se si desidera eseguire questa operazione manualmente, è sufficiente aprire un nuovo file di Excel e quindi salvare un’intera riga per inserire i nomi dei dati che costituiranno il database, ovvero:

• ID dipendente
• Cognome
• Nome
• Dipartimento in cui lavorano
• Ruolo
• Stipendio
• Data di inizio in azienda
• Data di nascita
• Numero di previdenza sociale
• Indirizzo
• Numero di telefono
• Contatto di emergenza: nome, relazione con il dipendente e numero di telefono

Con tutti questi dati potrete gestire al meglio le informazioni dei vostri dipendenti. Avendo tutto questo nello stesso file Excel, potete controllarlo ogni volta che ne avrete bisogno. Potete anche condividerlo con altri dipendenti del dipartimento HR e, in questo modo, tutti possono accedere a queste informazioni in qualsiasi momento.

Database HR

Come accennato in precedenza, un database in un’azienda è uno strumento di organizzazione e gestione fondamentale. E uno dei dipartimenti che trae maggior vantaggio da questo strumento è quello delle risorse umane.

Sistema di Gestione delle Risorse Umane

Se un database Excel non è sufficiente per voi perché avete troppi dipendenti nella vostra azienda, vi consigliamo di utilizzare il software HR di Sesame.Con questo software, avrete accesso ad altri strumenti utili per la vostra attività, come la gestione della timbratura o un project manager. D’altra parte, Sesame ha anche una sezione profilo utente. In questa sezione, tutti gli utenti possono trovare i propri dati e documenti.

Registratevi in meno di 5 minuti e scoprite come potete digitalizzare la gestione dei dipendenti con SesameHR e ottimizzare il vostro lavoro quotidiano.

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