Cos’è la gestione dei documenti HR?

Una delle tante attività che il team risorse umane di qualsiasi azienda deve affrontare è la gestione dei documenti HR. Questo dipartimento gestisce una grande quantità di informazioni relative ai dipendenti; se non vengono gestite correttamente, le aziende potrebbero trovarsi in difficoltà. 

Pertanto, la gestione dei documenti HR consiste nell’uso efficiente di tutte le informazioni relative alla forza lavoro dell’azienda. Si tratta di informazioni chiave, che spesso possono essere riservate:

• Contratti con i dipendenti
• Documenti personali del dipendente (ID, numero di previdenza sociale)
• Busta paga
• Permessi per malattia

Si tratta di documenti che il team HR deve elaborare, archiviare e recuperare nel modo più efficiente possibile. Una cattiva gestione dei documenti HR rallenterà significativamente i processi aziendali e renderà persino più difficile rispettare i requisiti legali relativi alla protezione dei dati.

È proprio per questo motivo che più team HR hanno un piano strategico di gestione dei documenti che li aiuta ad affrontare le sfide relative a questa materia. Come scegliere il giusto software di gestione dei documenti è una parte fondamentale di questo piano. 

Sfide per la gestione dei documenti HR

La gestione dei documenti è probabilmente una delle attività più impegnative affrontate dalle risorse umane. Da un lato, c’è la lentezza nella ricerca di informazioni relative a un dipendente. Si perde molto tempo nella ricerca di informazioni, in parte a causa del modo in cui i documenti vengono archiviati, indipendentemente dal fatto che siano documenti necessari o validi. Non è raro che informazioni obsolete vengano archiviate, il che rallenta questi processi.

Una delle conseguenze dell’avere troppe informazioni archiviate è un uso abbondante della carta con i conseguenti costi economici e ambientali per l’azienda. 

Vantaggi di una corretta gestione dei documenti HR

Se il team delle risorse umane è in grado di sviluppare un adeguato sistema di gestione dei documenti HR, sarà in grado di svolgere il proprio lavoro in modo molto più efficiente, poiché ridurrà la quantità di lavoro che deve fare a mano. A tal fine, è importante avere un project manager come Sesame per aiutare a tenere tutti i documenti sotto controllo. Individuare le informazioni sarà molto più semplice e veloce in modo che chiunque sia interessato a consultare un documento possa accedervi rapidamente.

Una corretta gestione dei documenti delle risorse umane serve anche a rafforzare la sicurezza dei documenti, in particolare di quelli che includono informazioni sensibili o riservate. Non solo saranno al sicuro da potenziali perdite, ma verrà conservato un registro completo e saranno impedite modifiche di dati non autorizzate. Una cronologia degli utenti che hanno avuto accesso al documento, le modifiche apportate e la data della modifica è fondamentale per tenere traccia dei documenti aziendali. 

Inoltre, non dobbiamo perdere di vista il fatto che i documenti saranno aggiornati in modo molto più rapido e immediato, il che può essere molto vantaggioso per le aziende con un elevato tasso di turnover del personale.

Infine, da un punto di vista ambientale, va notato che la digitalizzazione dei documenti riduce l’uso della carta. Archiviando i documenti nel cloud, lo spazio viene salvato in azienda, in quanto non ci sono file fisici.

Sistema di gestione dei documenti HR

Uno dei cambiamenti chiave nella gestione dei documenti HR negli ultimi tempi è stata la digitalizzazione dei processi. Avere un document manager che memorizza tutte le informazioni aziendali nel cloud libera il lavoro del reparto HR. Ora, questo team dedica meno tempo alle attività amministrative con la classificazione dei documenti e può concentrarsi su questioni come la formazione del personale o il lavoro sui miglioramenti per l’azienda.

Tra le funzionalità di Sesame come software per le risorse umane e document manager, vale la pena evidenziare l’aiuto che fornisce nei processi di assunzione e onboarding. Quando si tratta di selezionare i dipendenti, consente ai candidati di essere canalizzati attraverso un unico strumento a cui tutti i membri del team HR hanno accesso.

È inoltre possibile creare un database di candidati. Una volta selezionate, le checklist di onboarding consentono al team delle risorse umane di assicurarsi di avere tutti i documenti necessari relativi al nuovo dipendente.

In breve, una gestione efficiente dei documenti delle risorse umane alleggerirà il team di lavoro delle risorse umane, consentendo loro di concentrare i propri sforzi su altri aspetti che sono più utili all’organizzazione. Avere un buon project manager è essenziale quando si tratta di gestire, archiviare e accedere ai documenti relativi alla propria forza lavoro. Più dipendenti un’azienda ha sul suo libro paga, più è importante ottimizzare la gestione dei documenti per evitare problemi in futuro.

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