Come realizzare un questionario di valutazione delle performance efficace

Uno dei passi più importanti nella gestione delle prestazioni lavorative è la preparazione di diverse domande da introdurre nel questionario di valutazione delle prestazioni. Non importa se si tratta di un sondaggio di lavoro o di un colloquio di valutazione delle prestazioni faccia a faccia con il lavoratore: bisogna fare le domande giuste. Solo in questo modo conosceremo la soddisfazione e il livello di coinvolgimento dei dipendenti nell’organizzazione, oltre alle loro capacità.

Problemi precedenti alla valutazione delle prestazioni

Prima di iniziare qualsiasi valutazione delle prestazioni, è essenziale chiarire alcuni aspetti. Il primo di questi sono gli obiettivi della valutazione delle prestazioni. Quindi, una volta definiti questi obiettivi, è possibile procedere con la preparazione del questionario. È essenziale tenere presente l’importanza di porre domande in funzione degli obiettivi prefissati. Ci offrono il punto di partenza per la preparazione di rapporti di valutazione delle prestazioni man mano che i dipendenti si avvicinano o si allontanano da tali obiettivi.

Oltre ad essere in linea con i nostri obiettivi, le domande dovrebbero aiutare a generare uno scenario in cui il lavoratore valutato sia a suo agio. Non è raro che questo tipo di valutazioni generi incertezza o addirittura ansia nei lavoratori. Pertanto, cercheremo di utilizzare il linguaggio più semplice e conciso possibile. Le domande devono essere formulate con cura, in modo da non generare malintesi. Con questo in mente, si può procedere a scrivere le domande.

Quante domande dovrebbero essere incluse nel questionario?

L’obiettivo di questo questionario sarà quello di raccogliere quante più informazioni possibili con il minor numero di domande. L’ideale è includere tra 40 e 50 domande, un numero sufficiente per ottenere tutte le informazioni di cui abbiamo bisogno. Inoltre, non è un numero eccessivo e gli intervistati dovrebbero completare il questionario senza problemi. Di queste domande, idealmente si dovrebbero usare solo due o tre domande aperte. Per il resto, utilizzeremo una scala di valutazione delle prestazioni che ci rende più facile gestire le risposte.

Fortunatamente, disponiamo di diversi modelli di scala di valutazione delle prestazioni, che possono essere variati a seconda delle domande. Le scale più semplici includono punteggi da 0 a 5 o da 0 a 10, ma possono anche essere utilizzate parole, ad esempio da “per niente soddisfatto” a “molto soddisfatto”. Ce ne sono di più semplici, che costringono l’intervistato a optare per una o per un’altra opzione (Sì/No) e altre più complesse in cui può posizionarsi a vari livelli (assolutamente sì, sì, no, assolutamente no). Si può anche aggiungere un’opzione neutra (sempre, a volte, mai).

Come abbiamo detto, l’utilizzo di questo tipo di scala facilita l’elaborazione dei risultati. Soprattutto se si utilizzano software HR come Sesame HR. Utilizzando sempre le stesse domande, è più facile elaborare le risposte e preparare un rapporto di valutazione delle prestazioni. È anche un modo per vedere la deviazione tra i valutatori, o per confrontare le risposte dei lavoratori valutati con quelle dei loro superiori o colleghi.

Esempio di domande sulla gestione delle prestazioni lavorative

Prima di iniziare con il colloquio di valutazione delle prestazioni, bisognerebbe sempre offrire la stanza all’intervistato. I lavoratori in questo caso, hanno la possibilità di condividere le loro opinioni o aggiungere qualsiasi informazione relativa alla valutazione che possa essere di interesse. Dopo aver raccolto queste informazioni, possiamo passare al questionario stesso. Ecco alcuni esempi di domande che si possono includere, sempre adattate agli obiettivi e alla realtà della vostra azienda:

• Qual è stato il vostro più grande risultato negli ultimi mesi?
• Qual è la vostra sfida principale per il prossimo anno?
• Quali cambiamenti includereste nell’ambiente di lavoro?
• Quali competenze vi rendono più produttivi sul lavoro?
• Quali competenze vorresti migliorare?
• Il vostro team sta lavorando bene?
• I vostri obiettivi personali corrispondono a quelli dell’azienda?
• Avete risorse/strumenti/mezzi necessari per svolgere il vostro lavoro?

Come si può vedere, le prime tre domande sono un esempio di risposta aperta, mentre le ultime tre possono essere risolte utilizzando una scala di risposta. Le due domande sulle competenze possono essere aperte, ma è possibile offrire più risposte e il lavoratore seleziona una o più risposte. Prima di concludere il colloquio, si consiglia di offrire nuovamente la parola al lavoratore valutato nel caso in cui abbia domande o voglia chiarire eventuali dettagli.

Questionario di valutazione delle prestazioni per conto terzi

Le cose cambiano leggermente quando chi risponde al questionario non è il lavoratore valutato, ma un valutatore. Ancora una volta, possiamo chiedere informazioni sulle capacità e le competenze trasversali del lavoratore valutato. Anche per questioni come la qualità del loro lavoro, il lavoro di squadra, le capacità di leadership, ecc. È importante che tutti i lavoratori siano chiari su ciò che è considerato successo e ciò che è fallimento in ogni domanda. In caso contrario, corriamo il rischio che due valutatori offrano due risposte radicalmente opposte alla stessa domanda.

Ora che sapete come fare un questionario efficace di valutazione delle prestazioni, tutto quello che bisogna fare è metterlo in pratica. Ricordate che le valutazioni devono essere condotte in periodi di minore carico di lavoro, in modo che le sue prestazioni non influiscano sulla produttività dell’azienda. Una volta che tutti i questionari hanno ricevuto risposta, è tempo che le risorse umane elaborino i dati con l’aiuto del software e offrano un feedback ai lavoratori analizzati. Solo allora possono migliorare le loro prestazioni, l’obiettivo finale del processo.

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