Come procedere con le buste paga dei dipendenti?

I libri paga sono i documenti in cui sono dettagliati gli stipendi dei dipendenti. Tutte le informazioni relative al loro stipendio sono dettagliate: periodo, accumulo, detrazioni, imposte e anticipi. Le buste paga vengono generalmente consegnate ai lavoratori ogni mese.

La distribuzione delle buste paga deve essere effettuata mensilmente o nella periodicità con cui il dipendente viene pagato (settimanale, mensile). La gestione del libro paga è una parte fondamentale della gestione dei dipendenti. Esistono strumenti digitali che possono aiutarvi a semplificare questo processo, come i software per le buste paga, che rendono la gestione dei pagamenti dei dipendenti più facile e sicura.

Come consegnare le buste paga ai dipendenti

In passato, la busta paga veniva tradizionalmente consegnata o inviata in forma cartacea. I dipendenti andavano in azienda, ricevevano le buste paga e le firmavano. Tuttavia, i tempi sono passati e oggi i datori di lavoro possono inviare buste paga su carta o via e-mail purché i lavoratori dispongano dei mezzi necessari per riceverle.

Invio di buste paga ai dipendenti tramite e-mail

Sempre più aziende scelgono di inviare un’e-mail con la busta paga ai loro dipendenti ogni mese. Questo metodo ottimizza il tempo, poiché è molto più veloce della consegna della carta e non è necessario archiviarle in formato fisico.

Inoltre, non c’è bisogno che i dipendenti perdano tempo a raccogliere le loro buste paga. Tuttavia, ci sono alcuni punti che dovrebbero essere presi in considerazione: 

• Informare i dipendenti che le buste paga vengono consegnate in formato digitale. Questo può essere spiegato durante le riunioni o via e-mail.
• Record e-mail: l’azienda deve avere l’indirizzo e-mail di tutti i dipendenti, siano essi account professionali o personali. Dovrebbero apparire nel database dei dipendenti.
• Riservatezza dei documenti: le bustepaga sono documenti riservati, in quanto includono informazioni sensibili. Per questo motivo, si consiglia di aggiungere un sistema di crittografia, ad esempio, il numero ID del dipendente, in modo che possa scaricare il documento.

Oltre a risparmiare tempo, consente anche di risparmiare carta e inchiostro, il che consente all’azienda di risparmiare un po’ di denaro, per non parlare del vantaggio ambientale di non stampare le buste paga.

I lavoratori decideranno se stampare l’e-mail con le buste paga o meno. Va da sé che una busta paga digitale include gli stessi dati di una busta paga cartacea e ha la stessa validità.

Sesame, un’app di gestione dei dipendenti per la preparazione delle buste paga

Quando si preparano le buste paga dei dipendenti è essenziale conoscere il numero di ore lavorate ogni mese. A questo scopo, i software di gestione del tempo come Sesame sono davvero utili. D’altra parte, è anche utile per gestire i tempi di entrata e uscita dei dipendenti, le entrate/uscite o i saldi degli straordinari, qualcosa che può avere un impatto sule buste paga. 

Ogni mese invierete le buste paga ai vostri dipendenti, quindi una buona gestione dei dipendenti sarà fondamentale in modo da non perderne nessuno. Soprattutto se avete una grande azienda con un numero crescente di dipendenti.

La gestione del tempo anche nel lavoro a distanza, o un database dei dipendenti con le loro informazioni e-mail, i dettagli bancari o la password per scaricare le buste paga sono la chiave per una corretta preparazione e distribuzione delle buste paga. 

Registratevi in meno di 5 minuti e scoprite come potete digitalizzare la gestione dei dipendenti con SesameHR e ottimizzare il vostro lavoro quotidiano.

Crea il tuo account!