Chi è responsabile del libro paga di un’azienda?

Una delle domande più frequenti è chi si occupa del libro paga in un’azienda. Questa è una domanda che può essere posta dai dipendenti, ma anche dai manager. È una questione contabile? Le Risorse Umane sono responsabili del libro paga? C’è un consulente esterno per questo?

Si dovrebbe tenere a mente che il libro paga è una delle questioni più sensibili per la soddisfazione del lavoro di qualsiasi azienda. I lavoratori devono essere pagati il giorno concordato in quanto la loro stabilità dipende dal loro pagamento. Inoltre, si tratta di informazioni riservate, il che ci impone di essere estremamente cauti con esse.

Chi crea i libri paga dei dipendenti? 

Prima che il libro paga venga inviato al nostro personale, deve essere creato. Normalmente, i contabili esterni o consulenti sono responsabili del libro paga. Di solito utilizziamo una terza parte per creare i libri paga. Tranne in aziende molto grandi, con più di 500 o 600 dipendenti, dove i libri paga sono creati internamente. 

Ciò non significa che li gestiranno, ma che creeranno il documento su cui viene gestito il libro paga. In questo senso, avere un sistema di gestione del libro paga come Sesame HR copre questa esigenza. Automatizzando la creazione di buste paga online, questo processo può essere semplificato e il carico di lavoro può essere ridotto in modo significativo.

L’utilizzo di questo tipo di risorse non aiuta solo nella creazione di buste paga. Aiuta anche nella fase successiva, la gestione delle buste paga. Una volta che abbiamo la struttura della busta paga, dobbiamo solo completarla aggiungendo dati. E queste informazioni possono essere raccolte direttamente in Sesame HR.

Chi gestisce le buste paga dei dipendenti?

Il compito delle risorse umane è “solo” gestire il libro paga del personale. Dobbiamo utilizzare le virgolette poiché sono responsabili della gestione di tutte le questioni relative al libro paga. Ciò include tutto, dagli straordinari o dalle ferie ai nuovi assunti e alle assenze per malattia o maternità o alle modifiche alle coordinate bancarie del dipendente.

Si tratta di informazioni che HR trasferisce al contabile della società o al software per le buste paga. La necessità di mantenere aggiornato il flusso di informazioni tra le due parti richiede l’utilizzo di software HR come Sesame HR per semplificare questo processo.

In caso contrario, avrebbero dovuto costantemente effettuare chiamate o inviare e-mail. Inutile dire che questo moltiplica le possibilità di errore. Qualcosa di simile accade quando le PMI preparano le loro buste paga in formato Excel. Possiamo trascurare i dati e il risultato è una busta paga errata.

Responsabilità contabile della busta paga

Abbiamo già esaminato chi si occupa delle buste paga, ma ci sono altri dipartimenti coinvolti nel processo. In questo caso, stiamo parlando dell’ufficio contabilità dell’azienda. Alla fine, sono responsabili delle risorse finanziarie dell’organizzazione e danno l’ordine di pagare i dipendenti. 

Oltre a ciò, devono registrare la passività dell’imposta sulla busta paga sia del datore di lavoro che del dipendente. Assicurare inoltre che l’azienda riceva il pagamento delle ritenute o riconcili l’importo totale pagato ai dipendenti. Tracceranno le passività e le date di pagamento per garantire che i pagamenti siano emessi.

Per questo motivo è fondamentale una forte collaborazione tra le risorse umane e l’ufficio contabilità. Il primo gestisce i dati dei dipendenti e il secondo gestisce il denaro. Questa cooperazione è ancora più importante quando si calcolano i bonus o quando ci sono nuove assunzioni in azienda.

È anche vero che alcune attività si sovrappongono. Questo è il caso dell’immissione di dati o della risposta a domande e domande dei dipendenti. Questo è il motivo per cui molte organizzazioni – specialmente quelle di grandi dimensioni – hanno un dipartimento per buste paghe che include profili HR e contabili.

Controllo interno del libro paga

Un altro dipartimento che può essere coinvolto nel processo del libro paga è il controllo interno. Avere personale da diversi team – HR e contabilità – può aiutare con la supervisione interdipartimentale. 

In questo modo, l’azienda assicura il controllo interno per mantenere l’accuratezza e il rispetto delle scadenze. È anche un modo per evitare errori di stipendio. Sebbene non sempre facili da accettare, queste misure di controllo interno sono necessarie per garantire la stabilità ed evitare pratiche scorrette.

A questo punto, sappiamo già chi è responsabile del libro paga di un’azienda. Sembra logico avere software HR come Sesame HR che, tra le altre cose, ci consente di raccogliere dati relativi alle buste paga. Ad esempio, ore lavorate, straordinari o assenze dei dipendenti.

Un’ulteriore caratteristica interessante è quella che consente di scaricare il libro paga dal portale dei dipendenti. In questo modo, i dipendenti hanno un riferimento su dove le loro buste paga vengono memorizzate mensilmente. Ciò rende più facile analizzarli, rilevare errori e segnalare problemi al riguardo. 

Volete saperne di più sulla preparazione e gestione delle buste paga? Sul blog di Sesame HR, troverete molte informazioni relative a questo argomento. Inoltre, tutte le funzionalità software che vi aiutano a creare e gestire i libri paga e migliorare l’esperienza del personale.

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