Checklist per la gestione dei documenti dei nuovi dipendenti

Congratulazioni! Avete un nuovo dipendente. Ora è il momento di organizzare e gestire tutti i documenti in modo efficiente. È vero che quando si assume un nuovo dipendente ci sono molte pratiche burocratiche, motivo per cui è fondamentale avere un dipartimento HR pronto per la gestione dei documenti. 

Un buon trucco è quello di avere una lista di controllo di tutti i documenti e dati necessari da un nuovo dipendente, in questo modo si garantirà il rispetto delle normative e accelerare il processo di assunzione.

Cosa serve da un nuovo dipendente per quanto riguarda documenti e dati?

Quando si accoglie un nuovo dipendente ci sono una serie di dati e documenti che saranno sempre necessari. Ecco perché una lista di controllo dei documenti necessari per l’assunzione dei dipendenti può aiutare l’azienda a svolgere questi processi in modo molto più agevole. Di seguito, descriviamo in dettaglio ciò che è necessario per ogni nuovo dipendente.

• Numero di previdenza sociale
• ID dipendente
• Indirizzo
• Data di nascita
• Coordinate bancarie: necessarie per trasferire lo stipendio ai dipendenti 

Dove conservare tutte queste informazioni?

Il modo più sicuro per archiviare i documenti dei dipendenti, se si tratta di un’azienda digitale, è in un sistema di gestione dei documenti come Sesame. In questo modo, sia l’azienda che i suoi dipendenti avranno accesso a tutte le loro informazioni e a documenti come contratti o buste paga.

Inoltre, ci sono software HR che consentono persino di firmare i documenti digitalmente, quindi questi processi sono significativamente semplificati.

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