Che cos’è un sistema di rilevazione orari e come puó essere fatto

Usiamo il termine time tracking per riferirci a strumenti, app o soluzioni, computerizzate o meno, che aiutano a raccogliere i dati di ingresso e uscita dei lavoratori sul posto di lavoro. Il concetto stesso non si limita solo ai sistemi di clock in/out manuale, poiché è possibile trovare diverse soluzioni sul mercato che hanno funzionalità molto preziose sia per i datori di lavoro che per i dipendenti. Ora che si ha una comprensione più chiara di ciò che è un sistema di monitoraggio del tempo, bisogna ricordare che tra i tipi più noti di sistemi di controllo del tempo, spiccano i modelli excel, i software, i sistemi di controllo biometrico e le macchine di clock in/out.

Tipi di sistemi di monitoraggio del tempo

Qualunque sia il modello di lavoro dell’azienda, si può contare su diversi tipi di sistemi di monitoraggio del tempo:

Modelli di Excel, un alleato in una certa misura

I modelli Excel utilizzati come sistema di controllo delle presenze sono un’opzione molto limitata. All’inizio sono una soluzione pratica, ma nel lungo periodo possono essere molto noiosi per il dipartimento delle risorse umane. Inoltre, i dati devono essere archiviati da qualche parte e questo significa occupare lo spazio di cui l’azienda potrebbe aver bisogno per altre cose più importanti.

I modelli di schede attività di Excel contengono formule e devono essere costantemente esaminati per evitare errori e confusione. In teoria, sono una soluzione semplice, ma a lungo termine potrebbero non essere i più consigliati e ancor meno se ci sono dipendenti che viaggiano come venditori o dipendenti che lavorano da casa. Questo sistema di timbratura non è compatibile con il loro lavoro.

Software di monitoraggio del tempo con funzionalità adattate

Altri tipi di sistemi di controllo del tempo sono software, app o strumenti digitali emersi negli ultimi anni. La loro implementazione è molto semplice, si tratta di sistemi che richiedono il pagamento in base agli utenti, e la cui funzione principale è la registrazione del tempo. Un software di monitoraggio del tempo con funzionalità adattate può anche avere un’app per i dipendenti, identificare il carico di lavoro del dipendente, gestire attività e progetti, gestire ferie e assenze e molto altro, come fornire dati in tempo reale e generare rapporti sulla produttività… interessante, vero?

Questo tipo di strumenti come Sesame HR si adatta a tutti i tipi di dispositivi, il che significa che i lavoratori saranno in grado di registrare la loro giornata lavorativa da un tablet, da un computer o dai loro dispositivi mobili.

Un software di monitoraggio del tempo ha molteplici funzionalità, è fondamentale come semplicemente pagare per ciò che si utilizza, senza la necessità di fare grandi investimenti.

Macchine di clock in, dati senza analisi

Le macchine di clock in sono strumenti computerizzati che vengono utilizzati principalmente nelle industrie o nei settori dei servizi per controllare le ore lavorate e quindi calcolare gli straordinari o l’assenteismo. In precedenza, era il tipo più richiesto di sistema di controllo del tempo e delle presenze. Tuttavia, questa soluzione per tenere traccia delle presenze di lavoro è diventata obsoleta, poiché richiede l’installazione e l’implementazione a un costo molto più elevato rispetto a quando si opta per un software di monitoraggio del tempo.

Sistemi di controllo biometrici, tecnologia all’avanguardia

A differenza di altri strumenti di timbratura, i sistemi di controllo biometrico monitorano l’ingresso e l’uscita dei dipendenti utilizzando le loro impronte digitali o le loro pupille. Questo tipo di soluzione viene scelta nelle aziende in cui il controllo della sicurezza è molto importante. Tuttavia, questi sistemi sono i più costosi. 

Le nuove tecnologie hanno facilitato il riconoscimento e la verifica inequivocabili attraverso caratteristiche fisiche, come le impronte digitali, l’iride o anche la voce, che sono già una realtà in questo campo.

In conclusione, qual è il sistema di controllo del tempo più adatto per la tua azienda?

I sistemi biometrici sono i sistemi più costosi sul mercato. I sistemi di controllo del tempo non contribuiscono molto alle aziende tradizionali, a meno che l’azienda non richieda un controllo di sicurezza elevato, nel qual caso si consiglia di optare per un sistema di monitoraggio del tempo biometrico.

Per chi è appassionato dei modelli di monitoraggio del tempo, consigliamo di provare una demo di una qualsiasi delle opzioni offerte sul mercato per vedere di persona come si può risparmiare tempo al personale quando si tratta di accedere e prendere decisioni.

D’altra parte, se il lavoro da remoto è fondamentale per il funzionamento dell’azienda, utilizzare un sistema di controllo del tempo che consenta la geolocalizzazione. Se si vogliono creare report in PDF o Excel, le app di controllo del tempo hanno diverse opzioni per esportare i dati in PDF, testo e anche come modello Excel.

State cercando uno strumento che non solo aiuti a gestire il tempo? Con un software come Sesame HR è possibile vedere chi sta lavorando in ogni momento e dare un’occhiata a come sta andando la giornata lavorativa in tempo reale, gestire le vacanze o altre assenze e ottenere tutti i dati in pochi clic.

Da non dimenticare che il monitoraggio del tempo dovrebbe essere un qualcosa per aiutare sia i manager che i dipendenti. Scegliere un’opzione che non sia invadente e che si adatti alle esigenze dell’azienda.

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