Alternative per l’invio delle buste paga ai dipendenti

Ogni mese si ripete la stessa scena: una sfilata di dipendenti che si recano al dipartimento contabilità per ritirare le buste paga. Tuttavia, ci sono sempre più possibilità quando si tratta di inviare e preparare le buste paga per i dipendenti. Conoscere alternative di servizio può aiutare l’organizzazione a ottimizzare un processo spesso noioso.

Un software per le buste paga e le risorse umane

Il primo passo per semplificare il processo di invio delle buste paga ai dipendenti è avere un ERP per le buste paga. È un software per buste paga e risorse umane che consente di creare buste paga molto più velocemente, in modo automatizzato, con la certezza che nessun campo venga lasciato vuoto. Questi sono i principali vantaggi di ERP per le buste paga:

• Ridurre tempi e costi: l’automazione delle buste paga consente di preparare le buste paga più velocemente in modo che vengano sempre consegnate in tempo. Inoltre, i calcoli vengono effettuati senza alcun margine di errore, riducendo così le perdite dovute a pagamenti in eccesso o al mancato rispetto degli obblighi fiscali.
• Meno errori: un altro vantaggio dell’automazione è che il software riduce notevolmente il numero di errori delle buste paga. Le modifiche necessarie possono essere apportate senza timore di una discrepanza della busta paga.
• Le informazioni sono sempre utili: un software per la preparazione e l’invio delle buste paga dei dipendenti aiuta a generare un database con le buste paga di ciascun dipendente. Contiene le ore, lo stipendio o i benefici di tutti i dipendenti, con accesso immediato in caso di necessità.

L’utilizzo di un software per l’invio di buste paga consente un controllo maggiore e più efficiente. Il dipartimento delle risorse umane sarà in grado di dare un seguito continuo a questa situazione, anche disponendo di un registro dei diversi movimenti generati.

Come inviare le buste paga

Avere un libro paga e un software per le risorse umane rende anche più facile l’invio di questi documenti ai lavoratori. Le buste paga devono essere consegnate al momento del pagamento, ma non è obbligatorio consegnarle a mano. Logicamente, la posta elettronica è l’alternativa principale all’invio di buste paga dei dipendenti, ma devono essere prese in considerazione diverse questioni relative alla protezione dei dati dei dipendenti.

Invio di buste paga dei dipendenti via e-mail

La situazione è leggermente diversa a seconda che l’azienda fornisca ai propri dipendenti un account di posta elettronica aziendale o che utilizzino il proprio indirizzo di posta elettronica personale. Nel caso di account aziendali, si presume che il fornitore stesso sia responsabile dell’attuazione di tutte le misure di sicurezza. Quando viene inviata alla posta personale dei dipendenti, questi devono dare il loro consenso a ricevere le buste paga via e-mail e l’azienda deve offrire un’alternativa.

Vale la pena ricordare che se l’azienda decide di inviare le buste paga via e-mail invece di consegnarle a mano, l’azienda deve fornire i mezzi ai dipendenti per scaricarle. Inoltre, le e-mail devono essere crittografate per evitare qualsiasi perdita di dati personali.

Invio di buste paga dei dipendenti per posta da un’unica piattaforma

Molte aziende hanno una propria piattaforma in cui i lavoratori hanno accesso al loro calendario di lavoro, turni, contratti collettivi di lavoro e buste paga. È consentito pubblicare le buste paga su queste piattaforme per ogni utente per scaricarle? Sì, ma solo se sono soddisfatti determinati requisiti. L’azienda deve fornire al dipendente l’accesso a questa piattaforma utilizzando le password personali di ciascun dipendente.

Se l’azienda utilizza un proprio server, l’azienda deve anche occuparsi della crittografia dei dati, limitando l’accesso non autorizzato e copie di backup o firewall, tra le altre misure di sicurezza. In caso di noleggio della piattaforma a terzi, il fornitore è responsabile di garantire che tali requisiti di sicurezza digitale siano soddisfatti.

L’uso di un ERP per le buste paga è di solito compatibile con le piattaforme e l’invio di buste paga dei dipendenti via e-mail. Con il software Sesame HR è possibile inviare questi tipi di documenti ai dipendenti in modo che possano accedervi facilmente.

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